Kan vi invitere pårørende til allehelgensgudstjeneste?
Det er fullt mulig og tilrådelig å invitere pårørende til sorggrupper eller allehelgensgudstjeneste. På bakgrunn av en konkret interesseavveining kan kirken videregi slike personopplysninger til personer som har "tjenstlig behov" for å følge opp pårørende til avdøde medlemmer. Det er to ting å huske på for å gjøre dette riktig:
- fortell i henvendelsen til mottakeren hvorfor vedkommende får invitasjonen og gi mulighet til å bli fjernet fra listen over pårørende som blir invitert til minnesamling
- sørg for at navnelister over pårørende behandles konfidensielt og sikkert, og slett disse listene når formålet er oppfylt, for eksempel etter ett år
Kan vi registrere deltakere i barne- og ungdomsarbeid, som for eksempel søndagsskole, tweensklubb og kor?
Fremgangsmåten for hvordan man bør tenke personvern og informasjonssikkerhet i en gitt sammenheng bør forankres hos ledelsen. Utgangspunktet er at det er menighetsrådet som opptrer på vegne av soknet, men i mange tilfeller ivaretas «behandlingsansvaret» for personopplysninger av kirkelig fellesråd ved kirkevergen gjennom lokale fagsystemer som er tilrettelagt for bruk i menigheten.
Hvordan er det med håndtering av medlemslister i de tilbudene som er ledet av frivillige, og hvor mange kan ha innsyn i disse?
En medlemsliste inneholder personopplysninger, og den må derfor ha et såkalt behandlingsgrunnlag. For nærmere spørsmål om dette og om bruk av personopplysninger ellers i denne sammenhengen, kan muligens denne nettsiden til Frivillighet Norge gi veiledning.
Hvor lenge kan vi oppbevare lister over konfirmanter?
Opplysninger som hentes inn i forbindelse med påmelding til konfirmasjon skal brukes til det formålet de er samlet inn for og ikke lagres eller brukes til andre formål. I forbindelse med innhenting av personopplysninger er det derfor viktig å tenke igjennom og presisere hvilke formål opplysningene skal brukes til. En liste med innhentede personopplysninger kan bare brukes videre til et tilknyttet formål dersom det er forenlig med det formålet opplysningene ble samlet inn for. Hvor lenge en liste kan oppbevares er derfor avhengig av hva formålet sier. Dersom menigheten har spesielle tilbud etter konfirmasjonstiden, for eksempel Reunion eller et ledertreningsopplegg, kan man oppbevare adresser og bruke disse når man inviterer inn.
Når informasjon om f.eks. konfirmasjon har blitt registrert i medlemsregisteret, er hovedregelen at opplysningene bare skal finnes der. Disse opplysningene kan hentes frem igjen og brukes til menighetens arbeid, jf. medlemsregisterforskriften § 1.
Primært bør langtidslagring og bruk av personopplysninger baseres på at man henter opplysningene fra medlemsregisteret, og da skal det i prinsippet ikke være nødvendig å ha opplysningene flere steder. Det er en ulempe at medlemsregisteret ikke har telefonnumre og e-postadresser.
Når vi har tiltak for barn og unge, pleier vi å hente ut navn på foreldrene i det aktuelle årskullet og spørre om de kan hjelpe til som ledere på tiltaket. Kan vi fortsette med det?
Her er det ingen endringer. Opplysninger som kan hentes frem fra medlemsregisteret kan fortsatt brukes i menighetens arbeid. Dersom det er behov for å ta utskrift eller overføring til andre datasystemer for soknet, forutsetter medlemsregisterforskriften at dette skjer for en «begrenset periode». I Kirkemøtesaken i 2018 hvor forskriften ble vedtatt ble det vist til forbudet mot unødvendig lagring av personopplysninger.
Er det fortsatt mulig å lage liste med e-postadresse og telefonnummer til foreldre som har døpt barnet sitt, slik at vi kan sende ut informasjon om trosopplæringstiltak til barnet?
Vi kan i mange tilfeller benytte behandlingsgrunnlaget "berettiget interesse" når vi ønsker å bruke telefonnumre og e-post (vanlige brev finner sitt behandlingsgrunnlag i forskriften om medlemsregisteret). I tillegg må man ta hensyn til sikker oppbevaring og dataminimering. Telefonnumre og e-post kan ikke lagres i medlemsregisteret. Det er da hensiktsmessig å benytte et fagsystem (Kardinal eller Labora/Medarbeideren) til lagring over litt lengre tid. Må man lage lister i word/excel skal man være svært forsiktig med oppbevaring og spredning. Har man telefonnumre/e-post lagret i et fagsystem, bør man slette nedlastede filer med en gang man er ferdig med formålet (en utsending eller lignende).
I vår menighet er det slik at foreldre som døper barna sine, oppgir e-postadresse til kirkekontoret, og dette blir lagret i Kardinal. Kan jeg sende nyhetsbrev til foreldrene, selv om vi ikke har spurt om lov til dette? Vi opplyser selvfølgelig om hvordan de kan melde seg av nyhetsbrevet.
Det er lov å sende nyhetsbrev til de som har døpt barna sine. Etter GDPR-reglene (personvernforordningen) må bruk av for eksempel en e-postadresse ha et såkalt «behandlingsgrunnlag». Her er det flere alternativer hvor blant annet «samtykke» kan være et av behandlingsgrunnlagene. Bruk av e-post til oppfølging av medlemmer er nokså kurant og vil kunne komme inn under alternativet «berettiget interesse», slik det er vurdert i Kirkerådets rundskriv nr. 1 - 2018 (lenke under). Dette skulle tilsi at praksisen kan fortsette som før dersom de praktiske og datatekniske løsningene legger til rette for det.
Kan jeg sende invitasjon til Tårnagent uten konvolutt? Kan det stå Den norske kirke på konvolutten?
Ja, slike invitasjoner sendes til mange, og det er en vanlig del av trosopplæringstilbudet. En postsending fra kirken er ikke i seg selv av en slik karakter at den bør sendes i lukket og eventuelt nøytral konvolutt.
Vi pleier å sende postkort til både medlemmer og tilhørende når vi inviterer til forskjellige trosopplæringstiltak, er det problematisk når det er opplyst om dette på kortet?
Opplysninger utenpå et postkort må selvsagt ikke røpe personlige forhold, og forutsetningen må være at den aktuelle opplysningen ikke har en slik karakter. En generell opplysning i postkortet om at det sendes til medlemmer og tilhørige i Den norske kirke vil av de fleste antagelig ikke oppfattes som særlig sensitivt eller personlig.Under denne forutsetningen er det da ikke et problem å sende postkort med slikt innhold.
Hvordan kan jeg bruke bilder fra Lys våken på våre internettsider, eller i Facebook-gruppa til menigheten?
Dersom det skal tas bilder i regi av et trosopplæringstiltak eller lignende arrangementer, må det på forhånd være innhentet samtykke fra de foresatte. Det må også avklares gjennom samtykket hvordan bildene kan brukes. Bildene kan bare publiseres så langt det er i tråd med samtykket - enten det gjelder internt på lukket Facebook-gruppe eller på åpne internettsider. Det kan være hensiktsmessig å lage et skjema for samtykke som er tilpasset det aktuelle behovet.
Kan jeg spørre foreldre på babysang om deres epostadresse og sende invitasjoner til familiegudstjenester i noen år fremover?
Ja, men e-postadresse er en personopplysning når den kan knyttes til en enkeltperson, og den må derfor behandles deretter. Personopplysningsloven krever at lagring og bruk av denne typen opplysninger har et behandlingsgrunnlag etter loven. I dette tilfellet kreves samtykke fra den som da blir registrert. Godt personopplysningsvern handler om å skape tillit til måten personopplysninger blir behandlet på, og ved innhenting av e-postadressene må det da opplyses om at de også vil bli brukt til å sende invitasjoner til familiegudstjenester.
Kan konfirmanter intervjues og avbildes og brukes i markedsføring av konfirmasjon ett eller flere år etter intervjuet ble gjort?
Hovedregelen er at mindreårige som har fylt 15 år selv kan samtykke til innhenting og bruk av egne personopplysninger. Eksponering som ledd i markedsføring av konfirmasjon har nær tilknytning til den enkeltes tro og livssyn, og dette regnes som sensitive personopplysninger. Datatilsynet og Forbrukerombudet forutsetter at det i slike tilfeller innhentes samtykke fra foreldrene frem til fylte 18 år. Et gitt samtykke vil kunne trekkes tilbake både av den mindreårige og av foresatte.
Kan menighetsblad legges i alle postkasser?
En del har merket postkassen med «nei takk til uadressert reklame». Forbrukertilsynet (tidligere Forbrukerombudet) har lagt til grunn at menighetsblad er å regne som informasjon som ikke rammes av noe forbud mot reklame. Som utgangspunkt må derfor menighetsbladet kunne distribueres til alle postkasser selv om det ikke adresseres til enkeltpersoner.
Kan menighetsblad med navn og bilde på konfirmanter ligge som pdf på nett - og i så fall hvor lenge, når tillatelse ikke er innhentet?
Portrettbilde med navn og bilde på konfirmanter forutsetter samtykke fra alle på bildet før publiseringen. For konfirmanter under 15 år må også foresattes samtykke innhentes. Når bildet er publisert er det i utgangspunktet ikke noen tidsbegrensning mht hvor lenge det kan ligge på Internett. Retten til «å bli glemt» etter en tid, vil blant annet kunne innebære at søkemotorselskapet kan få et ansvar for å avindeksere navnet til enkeltpersoner som krever det.
Kan menigheten sende invitasjon til gullkonfirmanter (50 år etter konfirmasjonen)?
Kirken har behandlingsgrunnlag i henhold til personvernforordningens artikkel 6 (1) (f) (berettiget interesse) og artikkel 9 (2) (d) (regelmessig kontakt med medlemmer eller tidligere medlemmer). På bakgrunn av en konkret interesseavveining vil menigheten kunne behandle personopplysninger om tidligere konfirmanter i forbindelse med invitasjoner til jubileumsarrangementer. Det gjelder uansett om de i øyeblikket er medlemmer eller ikke. Kirken vil ha en berettiget interesse i å behandle personopplysninger til dette formålet. Samtidig må det antas at å unnlate å behandle disse opplysningene ikke vil være i de registrertes interesse. Menighetskontoret kan behandle de aktuelle personopplysningene og videregi opplysninger til personer som selv er en del av konfirmantkullet, med det formål å markere jubileer eller invitere til arrangementer i denne forbindelse.
Kan 50-års-konfirmanter trykkes med navn og bilde i menighetsblad?
Gjengivelse av fotografi som avbilder en person krever som hovedregel samtykke fra den avbildede. Når publiseringen har tilknytning til en aktuell hendelse, er det ikke nødvendig å innhente samtykke når hendelsen også har allmenn interesse. Det er ikke gitt noen definisjon på hva som skal til for at saken har allmenn interesse. Generelt sett må publisering av bilder baseres på samtykke fra den som er avbildet, og det gjelder også for gruppebilder.
Er det ok å publisere navn på døpte, konfirmerte og de nygifte i menighetsblad på papir? På hjemmesiden til menigheten?
Opplysninger om at en person planlegger å delta i en kirkelig handling, som for eksempel innskriving til konfirmasjon, er taushetsbelagt etter forvaltningsloven. For gjennomførte kirkelige handlinger i en offentlig gudstjeneste hvor handlingen dermed er offentlig kjent gjelder dette naturligvis ikke. Det må likevel være anledning til å reservere seg mot at navnet på vedkommende publiseres. I forbindelse med rutiner for innhenting av samtykke må det også innarbeides en praksis med tydelig angivelse av hvor publiseringen skal skje.
Lister over konfirmerte sendes ofte til lokalavisene – må man innhente tillatelse fra konfirmant/forelder for dette?
Offentlighetsloven innebærer at lokalavisene vil kunne be om innsyn i for eksempel liste over konfirmanter. Før konfirmasjonen er slike lister taushetsbelagt informasjon med mindre det foreligger samtykke fra den enkelte til offentliggjøring. Dersom lokalavisen får tilgang til konfirmantlisten, må den forholde seg til personopplysningsloven på samme måte som ved publisering i menighetsbladet. Det kan være en fordel, dersom det er vanlig å sende konfirmantlisten til lokalavisen, at dette innarbeides i samtykkeskjemaet som brukes overfor konfirmantene.
Kan jeg sende invitasjon i posten til tiltak direkte til barn, eller må det adresseres til foreldrene?
Forskriften om Den norske kirkes medlemsregister slår fast at opplysningene i registeret kan brukes til nærmere bestemte tiltak i menigheten, slik som for eksempel tilbud om kirkelig opplæring. Hvorvidt invitasjonen bør adresseres til foresatte eller direkte til barnet, vil kunne være forskjellig avhengig av hvor gammelt barnet er. Invitasjon til å motta fireårsbok bør adresseres til foresatte. Informasjon må alltid adresseres til foresatte når det gjelder udøpte barn som foreldrene har meldt inn ønske om å motta informasjon og invitasjoner på vegne av.
Opp til hvilken alder bør jeg sende trosopplæringsinvitasjoner til foreldre/foresatte?
Spørsmål om å få delta i trosopplæringstiltak hører under foreldreansvaret å avgjøre. Etter alder og utvikling får barnet økt medbestemmelse og selvbestemmelsesrett. For 14-årige konfirmanter bør det derfor være uproblematisk å adressere invitasjon direkte til dem. Hvor grensen ellers bør gå, er det ikke gitt nærmere retningslinjer om. Ved inn- og utmelding er det i Trossamfunnsloven fastsatt at et barn som er i stand til å danne seg egne meninger, har rett til å medvirke i alle forhold som gjelder barnets utøvelse av tro eller livssyn. Selv om det her ikke oppgis en konkret alder kan dette være en rettesnor for når man bør sende invitasjoner til foreldre/foresatte eller direkte til barnet.
Kan jeg be om og lagre mobilnummer til foreldre og barn og sende informasjon om hva som skjer i menigheten?
Lagring av mobilnummer innebærer behandling av personopplysninger. Dette innebærer at mobilnumre som samles inn bare skal lagres og brukes for spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål. Dersom man vil bruke mobilnummeret til nye formål må man hente inn samtykke før denne bruken.
Hva med gamle bilder som er tatt og brukt før de nye reglene – må disse slettes nå?
Bilder regnes også som personopplysninger, og behandling av personopplysninger (også lagring) må ha et rettslig grunnlag. Prinsippet om lagringsbegrensning tilsier at gamle bilder ikke lagres i lenger tid enn det formålet tilsier. Dersom bildene inngår i arkivet, vil dette fortsatt være et berettiget formål. Dette innebærer at de gamle bildene ikke nødvendigvis må slettes nå, men det bør være gode rutiner for hva som lagres, hvor de lagres og hvorfor de lagres.
Kan man ta bilde av menigheten i en gudstjeneste og dele på sosiale medier?
Situasjonsbilder kan i utgangspunktet deles på sosiale medier uten samtykke fra de avbildede så lenge bildene er harmløse og ikke på noen måte er krenkende for de som er avbildet. En gudstjeneste kan oppleves som en spesiell anledning for de involverte, og dette er det viktig å ta hensyn til. En god hovedregel er at bilder ikke deles uten samtykke.
Hva med for eksempel utdeling av fireårsbok – kan jeg ta bilde av fireåringene og publisere i menighetsblad og nett?
Det må i disse tilfellene innhentes samtykke fra de foresatte før bildene tas. Det er også viktig å ta barna på alvor og spørre dem om det er greit å ta bilder. På Datatilsynets nettsider finnes veiledning for hvordan samtykkeerklæring kan utformes.
Dersom du har andre problemstillinger, ta kontakt med en av oss i feltet under.