1. Retningslinjer for evaluering og rapportering
Styringsgruppen skal foreta jevnlig evaluering av driften av Veien til vigsling. Slik evaluering forutsetter systematisk rapportering fra gjennomføringen av vigslingssamlinger og stiftspraksis.
a) Rapporter om vigslingssamlinger
Hver region gir rapport fra årets vigslingssamling 1 og 2 hver for seg innen 15. august hvert år. Ansvarlig for å sende inn rapporten er VTV-medarbeider i arrangørbispedømmet.
b) Rapporter om stiftspraksis
Innen utgangen av hvert studiesemester (25. juni og 15. desember) gir lærestedene og bispedømmene hver for seg rapport om stiftspraksis som er gjennomført i løpet av semesteret. Lærestedenes rapporter skal bygge på individuelle meldinger fra praksisdeltakerne, som bl.a. skal omfatte vurdering av forberedelse og tilrettelegging av praksisperioden fra bispedømmets side.
c) Rapport om fullført kvalifikasjon
Ved utgangen av hvert semester gir hvert lærested en oversikt over deltakere i VTV som har fullført cand. theol.-/mastergrad eller tilsvarende.
d) Skjemaer og innsending
Rapportene nevnt ovenfor gis på fastsatt skjema som ligger på nettstedet til Bispemøtet. Skjemaet sendes inn til Bispemøtet på den måten som fremgår av skjemaet.
e) Styringsgruppens evaluering og rapportering
Sekretariatet legger frem rapportene fortløpende for styringsgruppen til drøfting og evaluering.
Innen 1. februar hvert år gir styringsgruppen en samlet rapport om virksomheten i Veien til vigslingn i det foregående år. Sekretariatet fremlegger forslag til slik rapport til årets første møte i styringsgruppen. Styringsgruppens årsrapport sendes Bispemøtet, biskopene, bispedømmerådene og lærestedene. Årsrapporten skal også være tilgjengelig på nettstedet.
Nødvendige skjemaer utarbeides av Bispemøtet og skal være tilgjengelige på www.kirken.no/bm.
2. Retningslinjer for budsjett og regnskap for vigslingssamling 1 og 2
Finansieringen av vigslingssamling 1 og 2 skjer gjennom Bispemøtet, og bispedømmene søker og rapporterer etter følgende retningslinjer.
a) Styringsgruppen fastsetter budsjett for de midler Bispemøtet hvert år stiller til disposisjon for Veien til vigsling, herunder samlet budsjettramme for vigslingssamling 1 og 2.
b) Den enkelte region, ved arrangørbispedømme, sender inn budsjettforslag for gjennomføring av vigslingssamlingene det kommende år til Bispemøtet innen 15. desember. I budsjettet innarbeides alle utgifter vedrørende ordinasjonssamlingene som regionen forventer å få refundert. Jf. pkt. 5.2 e.
c) Styringsgruppen fastsetter budsjettramme for den enkelte region innen utgangen av januar. Budsjettrammen er styrende for planlegging og gjennomføring av ordinasjonssamling 1 og 2 i regionen. Refusjon av utgifter ut over budsjettrammen kan ikke påregnes.
d) Snarest mulig etter gjennomføring av ordinasjonssamling 1 og 2 utarbeider arrangørbispedømmet et samlet regnskap for alle utgifter som skal refunderes. Regnskap/refusjonskrav sendes inn til Bispemøtet innen 1. oktober. Alle utgifter må legitimeres.
e) Styringsgruppen refunderer utgifter til reise og opphold i forbindelse med planlegging og gjennomføring av ordinasjonssamling 1 og 2, honorarutgifter til foredragsholdere og utgifter til ekskursjoner etc. Lønnskostnader refunderes ikke. Styringsgruppen refunderer reiseutgifter etter billigste reisemåte. Ved flyreiser må bispedømmene påse at tilsatte og studenter benytter rimelige flybilletter.
3. Veiledning for utstedelse av og krav om attest for gjennomført Veien til vigsling
Attest for gjennomført Veien til vigsling sendes deltakeren etter avsluttet ordinasjonssamling 3 og fremlegges ved eventuell søknad om ordinasjon, jf. Grunnreglene §3. Attesten skal utarbeides etter følgende prosedyre.
a) Når en deltaker har gjennomført Veien til vigsling, skal vedkommende biskop utstede en attest som bekreftelse på dette.
b) I attesten angis hvilke programelementer deltakeren har gjennomført (jf. grunnreglene § 5).
c) Attesten skal ikke inneholde noen vurdering av deltakeren.
d) Unntatt fra pkt. c er de tilfeller hvor biskopen finner at en deltaker ikke er skikket for vigsling. Dette skal i så fall anføres i attesten.
e) Attesten skrives på vedkommende bispeembetes brevpapir og underskrives av biskopen.
f) Attesten sendes deltakeren senest tre uker etter avsluttet vigslingssamling 3.
g) Den endelige vurdering av skikkethet for vigsling foretas av vigslende biskop. For ordens skyld anføres dette i attesten.
h) Attest for gjennomført Veien til vigsling kreves fremlagt av den biskopen som vigsler i tilfeller hvor vigslende biskop er en annen enn biskopen i det bispedømmet vigslingskandidaten har vært tilknyttet, eller når vigsler av andre grunner ikke kjenner vigslingskandidaten.
i) Dersom deltakeren ikke kan bekrefte godkjent gjennomføring av Veien til vigsling, eller mangler noen av programelementene, kan vigslende biskop kreve at deltakeren gjennomfører en tilsvarende form for vigslingsforberedelse før vigsling foretas. (Jf. grunnreglene § 3).
4. Retningslinjer for opptak og fordeling av studenter
Hovedopptak til Veien til vigsling skjer i begynnelsen av hvert semester. Ved fordeling av studenter til bispedømmer, søkes det å gi bispedømmene tilnærmet likt antall deltakere.
Opptak og fordeling skjer etter følgende retningslinjer (se også kap. 2.1 og 2.2)
a) Bispemøtet har ansvar for opptak og fordeling til bispedømmene.
b) Lærestedene sørger for at studenter mottar den informasjon de trenger for å kunne melde seg på innen påmeldingsfristen.
c) Opptak til Veien til vigsling skjer elektronisk. Deltakerne melder seg inn ved å bruke det elektroniske innmeldingsskjemaet på www.kirken.no/bm. Fordelingen gjøres elektronisk. Deltakeren får melding om vedtak i elektronisk post.
d) Ved opptak blir alle deltakere i VTV-programmet innført i en elektronisk base. Bispemøtet, biskop og fakultetene har tilgang til basen.
e) Bispemøtet, biskop og fakultetene har et felles ansvar for å oppdatere opplysninger om deltakerne i VTV-basen. Fordelingen av ansvar er som følger:
Bispemøtet:
- Har ansvar for opptak og fordeling av studenter. Vedtak om bispedømmetilknytning kan bare fattes av Bispemøtets sekretariat. I særskilte tilfeller kan det avgjøres av styringsgruppen.
- Behandler søknader om endring av bispedømmetilknytning eller søknad om stiftspraksis i annet bispedømme. Deltakeren fremmer selv søknad om dette til Bispemøtets sekretariat. Det er utarbeidet egne retningslinjer for vurdering av slike søknader, jf. kap. 2.1.
Biskop:
- oppdaterer informasjon om e-post adresser, tlf. nummer, personopplysninger m.m.
- oppdaterer all informasjon om progresjonen i VTV-løpet (fullføring av V1 og V2 samlingene, dator for V3-samtale, dato for vigsling, dato for når attest er ferdig og levert.)
- avslutter og overfører deltakere til historisk base når VTV er fullført
Lærestedene:
- oppdaterer all informasjon som er knyttet til deltakerens studieløp (gjennomføring og fullføring av stiftspraksis, fullføring av cand.theol.-grad, m.m.)