Protokoll fra møte i Røyken Menighetsråd
Dato: Torsdag 23. januar 2020
Tid: Kl. 19.00-21.00
Sted: Teglen, møterom 1. etasje
Til stede:
Faste medlemmer: Ida-Marie Aarak, Arne Bertheussen, Harald S. Kjos, Kristin Bonnerud, Stephen Sirris og Ellen Martha Blaasvær.
Varamedlemmer: Sigmund Hole og Hans Frivold.
Medlemmer fra Team Røyken og Team Teglen
Forfall: Åge Rasmussen
Åpning kl. 19.00: ved Arne
Sak 1/20: Godkjenning av innkalling
Saker til eventuelt:
*Harald: Skal Røyken menighet ha eget bygningsråd?
*Søknad fra Astri M. Bauer: Mulighet til å leie Menighetshuset vederlagsfritt.
Vedtak: Innkalling godkjent.
Sak 2/20: Godkjenning av protokoll
Merknad: Sak 133/19 Gudstjenesteforordning må endres til Gudstjenesteordning i protokollen.
Vedtak: Protokoll godkjent med denne endringen.
Sak 3/20: Møte med Team Røyken og Team Teglen
- Presentasjonsrunde. Hvert av teamene om å fortelle om oppgavene.
- Mandat – se vedlegg. Vi vil gjerne høre om dere har noen tanker om dette og om hvordan det kan oppdateres.
- Har teamene noen ønsker og behov for midler og utstyr?
- Hvordan kan vi styrke sikre god kontakt mellom team, ansatte og menighetsråd, og hva ønsker dere av oppfølging?
- Rekruttering og ettervekst?
Team Røyken: Hovedoppgaver er juletrefest, misjonsselskap, kirkekaffelister. De har vært i gang fra april 2019. 5 i teamet. Ellen Martha er bindeledd til de ansatte og Heidi har styring på lister. Driftig og positiv gjeng. De ønsker menn inn i tunge oppgaver.
Momenter fra samtalen:
- Midler hentes fra Menighetsrådets driftskonto (Givertjenestekonto og menighetshuskonto).
- Rekruttering av frivillige: Det er en fast kjerne som trekker med seg flere ved behov. Team Røyken opplever at det ikke er lett å få med nye.
- Ønsker oftere forhåndsomtale av arrangementer i avisen, også de faste treffene. Aktiv i Asker ble nevnt som en aktuell oppslagstavle på nett, da ikke alle får med seg arrangementer gjennom Facebook.
Team Teglen: Hovedoppgaver: Juletrefest, foreldrefest for leksehjelpbarna. De har hatt 2 foreldrefester i høst, hvor Kirkebeinerne har finansiert. Juletrefesten er et stort arrangement.
Momenter fra samtalen:
- Teamet ønsker bedre annonsering av arrangementene. RHA gjør ikke en god nok jobb med å dekke arrangementer.
- Team Teglen er veldig positive til at Ellen Martha er kontaktperson.
- Teamene selv synes det fungerer godt med ett i Teglen og ett i Røyken kirke.
Oppsummering: Menighetsrådet takker for orienteringene fra begge team. Menighetsrådet reviderer mandat for kulturkomiteene på grunnlag av de innspillene som har kommet fram. Det er nødvendig å komme tilbake til markedsføring av aktivitetene og økonomi. Det er viktig at teamene holder i markedsføring av egne arrangementer. AU reviderer mandat og innhenter tilbakemelding fra begge teamene.
4/20 Orientering om bønnesamlinger i Teglen ved Øystein Mollestad
På Vårsol er det ukentlige økumeniske bønnesamlinger hver mandagskveld. En gang i måneden er bønnesamlingen lagt til Teglen.
Øystein forteller: Bønnesamling på mandager, ønsker et samarbeid på tvers. Samlingene har en enkel liturgi, ord for dagen, salmer, og fristund med bønn, og det varer en time. Han ønsker Menighetsrådets støtte, og godkjenning av samarbeid med Vårsol. De er 1. mandag på Teglen, de 3 neste på Vårsol. Han ønsker fast deltagelse med piano/gitar. Plan for 1 år.
Oppsummering: Menighetsrådet takker for orienteringen. Menighetsrådet ønsker å bli tatt med i forbønn under Bønnesamlingen. Bønnesamlingene på Vårsol og i Teglen på mandagskveldene blir annonsert på internettsidene til Røyken menighet. Bønnesamling i Teglen vil bli nevnt under kunngjøringene i gudstjenesten søndagen i forkant. I denne anledning vil det bli minnet om øvrige bønnesamlinger på Vårsol.
5/20 Organisering av utvalg i Røyken menighet
I menighetsrådsmøtet 12.12.19 ble utvalgsstruktur drøftet. AU fikk i oppgave å utarbeide en skisse for utvalgsstruktur, mandat og mål, medlemmer og behov for planarbeid til møtet 23.1. Temaet drøftes med ansatte i samlingen 25.1.På bakgrunn av Håndbok for menighetsråd og drøfting i menighetsrådsmøte 14. november 2019, finner menighetsrådet det strategisk viktig å danne en hensiktsmessig utvalgsstruktur i Røyken menighet.
Det vil være naturlig å danne utvalg på de virksomhetsområdene menighetsrådet har ansvar for; diakoni, gudstjenesteliv, trosopplæring og kirkemusikk med mer. Menighetsrådet kan arbeide gjennom utvalg og dermed avlaste møtene. Det gir også det enkelte menighetsrådsmedlem mulighet til å kanalisere engasjement og interesser. Eksempelvis vil følgende utvalg kunne oppnevnes:
- Barne- og ungdomsråd (trosopplæring og konfirmantarbeid): Kateket, trosopplærer, Ida Marie. Videre forslag: Fanney Ingadottir, Hilde Brabrand eller ektemannen, Jørgen Larsen? Vår 2020: Revidere plan for trosopplæring eller konfirmanttiden?
- Internasjonalt utvalg (diakoni og misjon, Kirkens Nødhjelp-kontakt, Grønn kontakt): Diakon. Videre forslag: Arne, Sidsel Mamen, Liv Jorunn Koller?
- Gudstjeneste- og kulturutvalg (inkludert kirkemusikk) Gudstjeneste- og kulturutvalg: Sokneprest, kantor. Videre forslag: Stephen Sirris, Halvor Tverdal Rasmussen? Oppgaver vår 2020: Gudstjenesteordning for Teglen både kl. 11 og 17 Menighetsrådet bør ta stilling til om 11 gudstjenesten begge steder bør være like. Begynne på plan for kirkemusikk inkludert konsertvirksomhet?
Målet med utvalgene er som følger:
Menighetsrådet oppnevner utvalgene og sammensetning.
Utvalgene består av ansatte, menighetsrådsmedlemmer og frivillige.
Hensikten er at utvalgene fungerer som en felles arena for samarbeid mellom ansatte, menighetsråd og frivillige. Dette betyr økt involvering og kan tilrettelegge for et bredere frivillig engasjement i menigheten. Ansatte vil dermed få flere å jobbe sammen med, drøfte arbeidet med, finne støtte og identifisere utfordringer. Utvalgene kan også fungere som åndelige fellesskap.
Utvalgene arbeider strategisk gjennom å utforme eller revidere en plan for sitt virksomhetsområde etter oppdrag fra menighetsrådet. En samordnet satsning på utvalg kan gi større helhet i menigheten og bidra til prioriteringer og satsninger. I tillegg har utvalgene en viktig funksjon med å rekruttere og følge opp frivillige på sitt virksomhetsområde. Utvalgsmedlemmene kan i tillegg ivareta praktiske oppgaver operativt. Møtefrekvens avgjøres av utvalgene selv, avhengig av oppgaver og mandat gitt av menighetsrådet. Det er ønskelig at utvalgene har en kontinuerlig arbeidsform, noe som kan ivaretas ved for eksempel tre møter i halvåret.
Forslag til vedtak: AU merker seg innspillene fra menighetsrådets drøfting og bearbeider disse til et dokument som inneholder en beskrivelse av mandat, mål, sammensetning og oppgaver til de tre utvalgene. Saken drøftes med de ansatte i strategisamlingen 25.1.
Vedtak: Menighetsrådet ønsker disse tre utvalgene og drøfter innspillene på lørdag 25.01 med de ansatte. Deretter utarbeider AU en mer utførlig skisse som forelegges MR i neste møte.
6/20 Offersøknader 2020
Soknepresten har sammen med Arne Bertheussen laget en plan for offerformål for 2020 ut fra følgende jevne fordeling: Egen menighet, misjonsprosjektet, lokale/regionale tiltak, nasjonale formål.
Det er fortsatt 6 åpne poster.
Vedtak: Menighetsrådet takker Ellen Martha og Arne for arbeidet. Forslaget godkjennes. De åpne postene fordeles slik: 2 poster til egen innsats, 3 til Søndagsskolen og 1 til Røyken kirkekor.
Sak 7/20: Strategisamling for menighetsråd og ansatte: Møte, vokse, dele
AU har i møte 14.1 drøftet innholdet i strategisamlingen. Fra de ansatte møtte Rebekka tros-opplærer.
Program
1000 Åpning
1010 Bli kjent. Oppvarming v/Rebekka
1030: Strategi v/Stephen
1050: Gullgraving i menigheten – hva er skattene våre? Nå-situasjonen v/Ellen Marta og Ida Marie
1120: Pause
1130: Kirkemusikk v/Johan: 1) Mine hovedoppgaver 2) Tanker om frivillighet 3) Forventninger til MR 4) Utfordringer, muligheter og satsningsområder
1145: Trosopplæring og konfirmantarbeid v/Rebekka og Heidi: 1) Mine hovedoppgaver 2) Tanker om frivillighet 3) Forventninger til MR 4) Utfordringer, muligheter og satsningsområder
12: Lunsj
1230: Diakoni v/Jan Arne: 1) Mine hovedoppgaver 2) Tanker om frivillighet 3) Forventninger til MR 4) Utfordringer, muligheter og satsningsområder
1245: Samtale – hva har vi hørt og hva gjør vi nå? Arenaer for samarbeid.
1345: Pause
1400: Misjonsprosjektet v/Liv Jorunn
1420: Oppsummering
1430: Konsert
1500: Slutt
Hensikten med møtet er å bidra til en felles forståelse av mål og arbeid i Røyken menighet.
Samlingen er ment å være fellesskapsbyggende og drøfte felles strategi og se nærmere på ulike roller og oppgaver.
Vedtak: Programmet godkjennes.
Sak 8/20: Nytt fra fellesrådet v/Åge: Punktet faller bort, da Åge har frafall til møtet.
Sak 9/20: Nytt fra ansatte v/Heidi
Stian kirketjener har bedt om 1 års permisjon. Øystein blir kirketjener 50% og Ikt 50%. Fra 1.mars.
Sak 10/20: Eventuelt
- Astri M. Bauer vil holde minnekonsert for sin mann. Hun har sendt søknad om å leie Menighetshuset vederlagsfritt, med begrunnelse at Oddbjørn Bauer har deltatt med spill i 30 år vederlagsfritt. Hva er vanlig praksis?
Forslag: Stephen kontakter Astri Marie for å innhente flere saksopplysninger og saken legges frem for MR i neste møte.
- Bør vi ha et bygningsutvalg i Røyken: Vi har Husstyret for Teglen, og Røyken kirke har Riksantikvaren.
Forslag: Spørsmål om eiendomsutvalg kommer på sak i senere møte.
Avslutning med «Vår Far»
Kristin Bonnerud
Referent