Protokoll, Røyken menighetsråd

Referat møte i Røyken Menighetsråd

Dato: Torsdag 27. februar 2020

Tid: Kl. 19.00-21.00

Sted: Røyken menighetshus

Til stede:

Faste medlemmer: Ida-Marie Aarak, Åge Rasmussen, Arne Bertheussen, Harald S. Kjos, Stephen Sirris og Ellen Martha Blaasvær.

Varamedlemmer: Sigmund Hole og Hans Frivold.

Roger Eliassen (Teglen-bandet).

Forfall: Kristin Bonnerud.

Åpning kl. 19.00: v/Åge

Sak 11/20: Godkjenning av innkalling

Saker til eventuelt: Søknad fra ansatt. AU orienterer.

Innkalling godkjennes og møtet er lovlig satt.

Sak 12/20: Godkjenning av protokoll

Protokollen godkjennes.

Sak 13/20: Møte med Teglen-bandet v/Roger Eliassen

1. Presentasjonsrunde og oppgaver: Roger forteller at bandet spillre på gudstjenestene kl. 17. i Teglen. Han forteller at bandet opplever at oppdraget har endret seg noe over tiden som har gått hva gjelder hvordan gudstjenesten har endret seg. Både stil og innhold har endret seg, opplegg for barna og sangutvalget. I starten var det med flere barn, og frivillige som bidro til søndagsskole. Hans spørsmål er hvordan forme gudstjenesten slik at den treffer bedre både barn og ungdom i Teglen. Pr. i dag er det kontakt mellom de som vil bidra via Messenger, og det er nå mellom 3-5 personer som bidrar. Flere som har bidratt tidligere har trukket til menigheter i Drammen.
2. Har bandet noen ønsker og behov for midler og utstyr? Roger ser behov for at flere opplæres i bruk av lyd, ettersom det er Sondre Mathias som styrer dette nå. Det står et trommesett i kirken som bandet disponerer. I forhold til sangutvalg har dette foregått i dialog med presten. Han er opptatt av at sangutvalget skal treffe en aldersgruppe fra 7-70 år. Han opplever at gudstjenestene som ble holdt på Vårsol var mer nær og personlig, noe som flere opplevde en endring rundt da gudstjenestene kom til Teglen.
3. Hvordan kan vi styrke sikre god kontakt mellom bandet, ansatte og menighetsråd, og hva ønsker dere av oppfølging? Bandet gjennom Roger har kontakt med Ellen Martha av de ansatte.
4. Rekruttering og ettervekst? Det er behov for flere å spille på, ettersom flere av de som var med i starten, nå ikke er med lenger. Både Terje Martinsen og Johan Wallace har bidratt.
5. Eventuelt: Ellen Martha utfordres til å si noe om Rogers rolle inn i det å holde Bandet i gang, og han takkes for at han er primus motor. Johan er også en støtte inn imot å lage noter til gudstjenestene. Flere i menighetsrådet gir positive tilbakemeldinger til den innsatsen bandet gjør i Teglen. Innspill fra Roger på bakgrunn av tanker fra medlemmer i bandet/koret, hvordan man kan lage en gudstjeneste som kunne favne flere med ulik menighetstilhørighet. Kunne man tenkt en økumenisk gudstjeneste/møteform der man inviterte bredt inn? Hva kan man gjøre for å få familiene inn?

Oppsummering: Menighetsrådet takker for orienteringen fra bandet. Gudstjeneste-utvalget ivaretar innspillene i sin behandling av gudstjenesteordning for Teglen.

14/20 Røyken menighets misjonsprosjekt i Thailand

Orientering ved soknepresten: Ellen Martha deler ut et skriv med oversikt over hvor mye som er samlet inn i 2018 og 2019 til NMS. I 2018 ble det samlet inn totalt 31803,-. Totalt i 2019 ble det samlet inn 41287,-.

AU har nå satt som mål å nå 30000,- i 2020. Dette fordrer at menigheten har fokus på mange ulike arrangementer der det er mulig med innsamling til NMS.

Innspill fra Åge ang. mulig jobbing for å få bankterminal i kirken.  Heidi foreslår at man setter summen ned til 25000,-. Hans foreslår at man kan lage en form for «søyle» i kirken der man setter opp det som er vårt økonomiske mål og fyller opp denne ettersom man har hatt ulike kollekter/innsamlinger. Forslag om at vi setter opp en misjonsgudstjeneste i året.

Vedtak: Røyken menighetsråd inngår avtale med Det Norske Misjonsselskap og støtter misjonsprosjektet i Thailand med kr. 28 000,- årlig.

15/20 Organisering av utvalg i Røyken menighet

På bakgrunn av Håndbok for menighetsråd og fellesråd og drøfting i menighetsrådsmøte 14. november 2019, finner menighetsrådet det strategisk viktig å danne en hensiktsmessig utvalgsstruktur i Røyken menighet. I menighetsrådsmøtet 12. desember 2019 ble utvalgsstruktur drøftet. AU fikk i oppgave å utarbeide en skisse for utvalgsstruktur, mandat og mål, medlemmer og behov for planarbeid til menighetsrådsmøtet 23. januar 2020 Temaet ble drøftet med ansatte i samlingen 25. januar 2020.

Menighetsrådet finner det naturlig å danne utvalg på de virksomhetsområdene menighetsrådet har ansvar for; diakoni, gudstjenesteliv, trosopplæring, og kirkemusikk med mer. Menighetsrådet arbeider gjennom utvalg og menighetsrådsmøtene avlastes. Det gir også det enkelte menighetsrådsmedlem mulighet til å kanalisere engasjement og interesser.

Forslag til vedtak: Røyken menighetsråd oppnevner følgende tre utvalg/råd:

1. Barne- og ungdomsråd i Røyken menighet. Medlemmer: Kateket, trosopplærer, Ida-Marie Aarak (leder), Hilde Brabrand og Fanney Ingadottir.

2. Diakonirådet i Røyken menighet. Medlemmer: Diakon, Arne Bertheussen (leder), Sidsel Mamen (Bibelkontakt), Liv Jorunn Koller (misjonskontakt).

3. Gudstjeneste- og kulturutvalget i Røyken menighet. Medlemmer: Sokneprest, kantor, Stephen Sirris (leder), Halvor Tverdal Rasmussen.

1. Mandat for hvert utvalg/råd:

Utvalget/rådet er et underutvalg av Røyken menighetsrådet. Menighetsrådet oppnevner medlemmer og lederverv og gir mandat. Utvalget/rådet skal bestå av ansatte, ett eller flere menighetsrådsmedlemmer og frivillige.

Hensikten er at utvalget/rådet fungerer som en felles arena for samarbeid mellom ansatte, menighetsråd og frivillige. Målet er økt involvering og tilrettelegging for et bredere frivillig engasjement i menigheten. Ansatte vil dermed få flere å jobbe sammen med, drøfte arbeidet med, finne støtte og identifisere utfordringer. Utvalget/rådet kan også fungere som åndelige fellesskap gjennom å be for arbeidet.

Utvalget/rådet arbeider strategisk gjennom å utforme eller revidere planverk for sitt virksomhetsområde etter oppdrag fra menighetsrådet. En samordnet satsning på utvalg vil gi større helhet i menigheten og hjelpe menighetsrådet i prioriteringer og satsninger. I tillegg har utvalget/rådet en viktig funksjon med å rekruttere og følge opp frivillige på sitt virksomhetsområde. Utvalgsmedlemmene kan i tillegg ivareta praktiske oppgaver operativt. Møtefrekvens avgjøres av utvalgene selv, avhengig av oppgaver og mandat gitt av menighetsrådet. Utvalgene oppfordres til å konsultere andre personer og grupper om saker på virksomhetsområdet. Det er ønskelig at utvalgene har en kontinuerlig arbeidsform, noe som kan ivaretas med for eksempel tre møter i halvåret.

Utvalget/rådet ivaretar særlig følgende hovedoppgaver:

1. Være en felles arena for samarbeid mellom deltakerne
2. Bidra til økt involvering og større frivillige engasjement på virksomhetsområdet gjennom å rekruttere og følge opp frivillige
3. Være et forum for å støtte og utfordre ansatte og menighetsråd
4. Drive markedsføring og PR for arrangementer innenfor virksomhetsområdet
5. Drøfte virksomheten, og bidra i planlegging, valuering og evaluering av tiltak
6. Bidra til strategisk arbeid gjennom å utforme og revidere planer

1. I tillegg gir menighetsrådet utvalget/rådet følgende oppgaver:

Barne- og ungdomsråd i Røyken menighet

1. Rekruttere 2-3 nye medlemmer, fortrinnsvis unge, innen mai 2020.

Diakonirådet i Røyken menighet

1. Rekruttere Kirkens Nødhjelp-kontakt innen mai 2020.
2. Rekruttere Grønn kontakt innen mai 2020.

Gudstjeneste- og kulturutvalget

1. Utrede gudstjenesteordning for gudstjenestene kl. 11 i Teglen. Forslaget oversendes menighetsrådet innen 1. mai 2020.
2. Utrede gudstjenesteordning for gudstjenestene kl. 17 i Teglen. Forslaget oversendes menighetsrådet innen 1. oktober 2020.
3. Utarbeide forslag til plan for kirkemusikk for Røyken menighet, inkludert vurdere samarbeid med Musikk i Slemmestad. Forslaget oversendes menighetsrådet innen 1. februar 2021.

16/20 Årsrapport Røyken menighet 2019 v/Heidi og Sigmund (vedlegg)

Årsrapporten inkludert regnskap oversendes revisor innen 1. mars. Vedlegget drøftes i møtet.

Heidi og Sigmund har gått gjennom driftsregnskapet. Det er to ulike vedlegg, det ene er mer detaljert enn det andre. Begge deles ut på menighetsrådsmøte. Kun det forenklede vil legges ved til årsmøtet 19. april.

Innspill fra menighetsråds medlemmer er et ønske om en oversikt over virksomheten, hvor mye midler som settes av til de ulike aktivitetene som foregår innad i menigheten. Dette kan legges ved til årsmøtet.

Vedtak: Årsrapporten godkjennes med følgende endring: Punkt 4, andre avsnitt skal ut av årsrapporten. Nøkkeltall formidles i menighetens årsmelding.

Sak 17/20: Minnekonsert i Røyken menighetshus

Astri M. Bauer vil arrangere minnekonsert for sin mann 10. mai. Hun har sendt søknad om å leie Menighetshuset vederlagsfritt, med begrunnelse at Oddbjørn Bauer har deltatt med spill i 30 år vederlagsfritt.

Vedtak: Etter samråd med Astri Marie arrangeres minnekonserten i samarbeid med Røyken menighet. Arrangementet kunngjøres på menighetens nettsider og det betales ikke leie for menighetshuset. Eventuelt økonomisk overskudd går til menighetens misjonsprosjekt.

Sak 18/20 Tilsettingsreglement for Asker kirkelige fellesråd (Vedlegg)

I fellesrådets møte 20.1.2020 ble blant annet reglementer for økonomi, tilsetting og permisjon drøftet. Forslagene til reglementer er utarbeidet i samarbeid med KA Arbeidsgiverorganisasjon for kirkelige virksomheter.

Menighetsrådets medvirkning: Fellesrådet sikter på endelig vedtak i møte 18.3. Se spesielt pkt. 6 i forslaget til tilsettingsreglement. Om menighetsrådets uttalerett i tilsettingssaker heter det blant annet: Det enkelte menighetsråd skal også uttale seg når det gjelder tilsetting i stilling tilknyttet vedkommende menighet der stillingen lønnes over fellesrådets budsjett, jf. kirkeloven § 14, 3. ledd. Menighetsrådets rett til uttalelse er ivaretatt ved menighetsrådets representasjon i intervjuutvalget [...]

Momenter fra samtalen:

Kirkesjefen ba i e-post av 31.01 om innspill til utkastet for tilsettingsreglement som etter planen skulle opp som sak i FR 25.2. Menighetsrådsleder i Røyken har i samråd med AU bedt om utsatt frist slik at menighetsrådet kan ha mulighet til å behandle det i møte 27.2. Ny frist for innspill ble dermed 18.3.

Menighetsrådet drøftet saken og mulige innspill. Det er et viktig lokaldemokratisk anliggende at de som er nærmest virksomheten, får komme med innspill i strategisk viktige prosesser som rekruttering og ansettelser er, også når tilsettingsmyndigheten ligger hos fellesrådet.

Vedtak: Menighetsrådet støtter utkastet til tilsettingsreglement for Asker kirkelige fellesråd, og ønsker setningen i kursiv inn på s. 1. Punkt 3, andre avsnitt: «Utforming av stillingsutlysning skjer i samråd med den eller de menighet(er) eller enhet(er) som stillingen eventuelt er knyttet til. Menighetsrådet i menigheten som stillingen er knyttet til, gir innspill til utforming av stillingsutlysning.»

Sak 19/20 Endring av tidspunkt for gudstjeneste nyttårsaften

I de ansattes langtidsplanlegging har det kommet opp et spørsmål vedr. midnattsgudstjenesten i Røyken kirke på nyttårsaften kl.2315. Dette er nok en lang tradisjon.

Saken er at kl.2315 er et veldig ugunstig tidspunkt for oss ansatte. Nyttårsaften blir veldig dominert av at man skal ha denne tjenesten, siden vi må møte i god tid og flere av oss har litt reisevei. Noen skal også jobbe dagen etter. Været og føre varierer selvfølgelig fra år til år, men det kan jo være krevende å kjøre på natten på denne tiden av året.

De ansatte synes mye av dette stiller seg annerledes med påskenattsgudstjenesten, som både har et sterkere liturgisk og teologisk innhold og tradisjon for dåp av ungdom/voksne, og som er på en mildere årstid. Den har også deltakelse av kirkekoret og i det hele tatt større oppslutning.

De ansatte har snakket om dette med nyttårsaften i soknestaben og blitt enige om å fremme forslag for MR om et annet tidspunkt, f.eks. kl.17. Da vil man kunne kombinere tjenesten med familiesamvær eller selskap utover kvelden. Vi antar at det samme også gjelder en del gudstjenestedeltakere som lettere vil kunne benytte dette tidspunktet. Til orientering har man gjort en tilsvarende endring i Tranby i Lier for noen år siden.

Oppslutningen om gudstjenesten på nyttårsaften de siste årene har vært som følger:

Vedtak: Tidspunktet for gudstjenesten nyttårsaften endres fra kl. 23.15 til kl. 17.00.

Sak 20/20: Siden sist – utgikk på grunn av tiden.

Sak 21/20: Nytt fra fellesrådet v/Åge

Åge forteller kort om hvordan arbeidet foregår i nytt fellesråd, blant annet i forhold til regnskapet. Her er det gjort en stor jobb. Har vedtatt nytt reglement for nytt PSU. Vedtatt foreløpig tilsettingsreglement, og vedtatt et permisjonsreglement, et økonomireglement. Det jobbes nå i forhold til vedlikehold av bygninger. Det jobbes inn imot politikerne for å få bevilget penger til dette.

Sak 22/20: Nytt fra ansatte v/Heidi – utgikk på grunn av tiden.

Sak 23/20: Eventuelt

1. Menighetens hjemmeside: Hans informerer om at det har kommet en ny nettside.

Asker fellesråd har vedtak for protokoll og Hans mener vår menighet bør ha en likelydende protokoll.

2. Informasjon om søknad fra en ansatt.

Møtet ble avsluttet med Vår Far.

Slutt 21.05.

Ida Marie Aaarak

Fung. sekretær

Røyken, 27. februar 2020