Protokoll
Dato: Torsdag 28. mai 2020
Tid: Kl. 19.00-21.00
Sted: Teglen
Til:
Faste medlemmer: Ida Marie Aarak, Kristin Bonnerud, Åge Rasmussen, Arne Bertheussen, Harald S. Kjos, Stephen Sirris og Ellen Martha Blaasvær.
Varamedlemmer: Sigmund Hole og Hans Frivold.
Else Teige, økonomisjef i Asker kirkelige fellesråd, og Terje Ingebrigtsen, kasserer i Røyken menighetshus, deltok sak 36/20.
Forfall: Ingen
Åpning kl. 19.00: v/Sigmund
Sak 33/20: Godkjenning av innkalling
Innkalling godkjent
Sak 34/20: Godkjenning av protokoll
Protokoll godkjent
Sak 35/20 Siden sist
- Nytt fra ansatte v/Heidi, Tove og Ellen Martha
Kateket Agathe skal ha et års permisjon til. Det jobbes med å få dette til å gå opp. Det er Rebekka som erstatter i dag.
Folk begynner å komme tilbake til jobb og det foregår kursing i forhold til smittevernsreglementet. Alle har vært på kurs. Sognestaben har endelig møttes etter veldig lang tid.
- Nytt fra utvalgene v/ Arne, Ida Marie og Stephen
Arne diakonirådet: De jobber og har laget et kart over diakoni. De gule rutene er mandatet. Ønsker tips til Grønn kandidat. De har møttes 4 ganger, plan for 5.møte nå.
Ida Marie/Barne- og ungdomsråd: Heidi, Rebekka, Ida Marie og Fanney Ingadòttir, de er klare med første møte til uka.
Stephen/ Gudstjenesteordningen for Teglen kl. 11 blir sak i neste menighetsrådsmøte 11. juni. Medlemmer er nå Stephen, Ellen Martha, Johan og Halvor.
- Nytt fra fellesrådet v/Åge: Det jobbes med budsjetter, kriseledelse og krisestab. De finner løsninger for hvordan gudstjenester skal holdes fremover. De jobber med facebook-side. Det er gjort mye arbeid i kirkens feltarbeid. Jan Arne har vært i feltarbeid, bla i varmestua. Det er gitt nye tilskudd til Røyken kirke. 4 mill. inv. 2021-24.
Teglen: Det var 2 års befaring av Teglen i dag. kirkesjefen, Hans hadde spørsmål til hull i tårnfoten på vestsiden, en murstein som er falt ut. Tove sier dette er etter prøveuttak.
Vi takker for orienteringene.
Sak 36/20 Presentasjon og gjennomgang av regnskap for Røyken menighet 1. tertial 2020 og regnskapet i relasjon til budsjett. Orientering om nåværende økonomireglement for Røyken menighetsråd og revisjon av dette (vedlegg)
Heidi Kjølseth og Else Teige, økonomisjef Asker kirkelige fellesråd, orienterer. Sigmund orienterer kort om økonomireglementet.
Det blir delt ut krisepakke fra Asker, reduserte leie-inntekter og tilskudd til høyere utgifter til renhold.
Hans ønsker innsyn i regnskap på aktivitet av personalet i regnskapsperioden, i sammenheng med gjennomgang av Røyken menighets regnskap og budsjett. Personalutgifter ligger innunder Fellesrådets regnskap og er offentlige papirer.
Stephen sier at vi bør forholde oss til at det er 2 ulike budsjett, og følge med ved neste årsrapport. Stephen ønsker at Hans melder inn ønsker angående tall og statistikk i arbeidet med kommende årsmelding.
Åge spør om hva kommunen mener om kloakkanlegg osv i Menighetshuset. Harald forteller at Bygningsrådet har tak i dette.
Terje fikk spørsmål om hva som skjer med udisponert overskudd, og han forteller at dette går til vår benyttelse der vi ønsker.
Økonomireglementet/Sigmund: Det trengs å se på hvordan det kan tilpasses personalet i dag, slik at kasserer kan få riktig underlag tilgjengelig. Det er mye å følge opp slik det er nå. Terje sier det gjelder å få en smidig ordning med informasjonsflyt.
Stephen sier at vi må se om øknomireglementet kan bli mer standardisert med de øvrige menighetene. Dette bør komme opp som vedtakssak mot høsten.
Det fremkommer også at Menighetsrådet og Fellesrådet har vært sitt økonomireglement.
Tusen takk til Else for pedagogisk fremstilling og også til Terje og Sigmund for orienteringene. Menighetsrådet tar det hele til etterretning.
Sak 37/20 Gjenåpning av kirkene og aktiviteter og gudstjeneste-liste for høsten 2020 (vedlegg)
Ellen Martha orienterer.
På Kristi Himmelfartsdag startet vi opp igjen med gudstjeneste i Røyken kirke. Heretter følger vi i hovedsak oppsatt plan, men med egne dåpsgudstjenester. Søndag 14.06 blir menighetens gudstjeneste flyttet til kl.18 fordi det var berammet 5 dåp på formiddagen. Disse er nå fordelt på to egne dåpsgudstjenester denne dagen.
Andre spesielle tiltak i denne tiden:
- Vi kan ikke benytte salmebøkene
- Vi kan ikke samle inn fysiske penger
- Vi kan ikke ha kirkekaffe
- De fremmøtte må registrere seg med navn og tlf.nr i tilfelle behov for smittesporing
Forslag til vedtak: Menighetsrådet takker for orienteringen. Gudstjenestelisten tas til orientering. Menighetsrådet ber gudstjeneste- og kulturutvalget om å drøfte gudstjenestelisten for høsten.
Ellen Martha: kirkekor, Kordamene og Konfirmantene er i gang. På mandag starter bønnesamlingen. Matserveringen må vente til høsten.
Kommende søndag er det pinsegudstjeneste. 31.05. 07.06 og 14.06 kveldsgudstjeneste.
Konfirmantleiren er avlyst, det blir «bo hjemme» leir over 3 dager.
Takk til Ellen Martha
Spørsmål angående Gudstjenestelisten: utvalget bør diskutere om langt flere gudstjenester burde vært satt opp i Teglen? Det må vel ikke vært balanse i antall gudstjenester i Røyken kirke/Teglen?
Ellen Martha sier dåpsfamilier ønsker dåp i Røyken kirke, og at de må finne en ny løsning på hvordan dette skal gjennomføres fremover.
Spørsmål om smittevern og om det ikke er vel mye for Ellen Martha å stå med nattverden alene?
Ellen Martha sier at det er risikohensyn til klokkeren som gjør at hun har valgt å ta dette selv
Spørsmål om julaften, om tidspunkt for gudstjeneste i Teglen kan legges til senere på dagen?
Ellen Martha sier at det må klaffe med alle som bidrar på julaften- gudstjenestene.
Takk til Ellen Martha.
Vedtak: Vi tar gudstjenestelista til orientering, inkludert mulige flyttinger av gudstjenester fra Røyken kirke til Teglen, samt egen dåpsgudstjeneste i Røyken. Menighetsrådet ber Gudstjeneste- og kulturutvalget drøfte dette.
Sak 38/20 Møtepunkter mellom menighetsråd, ansatte og frivillige
Vi foreslår en felles samling med de ansatte torsdag 3. september kl. 18-21 i Teglen.
Menighetens årsmøte legges til søndag 13. september etter gudstjenesten i Teglen kl. 17. Medarbeiderprisen deles ut på årsmøtet. Ellen Martha lager et facebook oppslag om prisen, med oppfordring til å foreslå kandidater ved å sende e-post til Stephen. Heidi foreslår og også legge ut dette på hjemmesiden for å nå de som ikke er på facebook Menighetsrådet vedtar utdeling i augustmøtet.
Det ble også tatt opp at det ønskes fest for de frivillige.
Vedtak: Menighetsrådet godkjenner dato for samling med ansatte torsdag 3.september og årsmøte 13.09 etter gudstjeneste i Teglen kl 17. AU utarbeider forslag til program som Menighetsrådet drøfter i augustmøtet. Menighetsrådet og de ansatte drøfter frivillighetsfest under samling 03.09. Forslag til kandidater til frivillighetspris kunngjøres på menighetens Facebookside slik det beskrives ovenfor, samt på menighetens hjemmeside. Menighetsrådet innkaller til fokussamtaler med ansatte og utvalg på hvert virksomhetsområde. Samtalene finner sted i følgende menighetsrådsmøter høsten 2020:
Oktober: Diakoni
November: Barne- og ungdomsarbeid
Desember: Kirkemusikk
Sak 40/20 Menighetsrådsmøte og sommeravslutning 11. juni i Røyken menighetshus kl. 1900-2130
AU foreslår at menighetsrådsmøtet 11. juni kombineres med sommeravslutning hvor også alle varamedlemmene inviteres. Hovedsaker blir gudstjenesteordning for gudstjenester i Teglen kl. 11, menighetsblad for Røyken sokn og innspill til styret i menighetshuset. Vi ønsker også å evaluere og valuere arbeidet i menighetsrådet gjennom tilbakeblikk og frem-blikk. Vi bestiller mat til siste del av møtet.
Vedtak: Menighetsrådsmøtet 11. juni påfølges av en sommeravslutning med mat fra Classic Pizza.
Avslutning med Vår Far
Slutt kl 20.40
Kristin Bonnerud
Referent