Delegasjons reglement for Kongsberg kirkelige fellesråd og Kirkelig administrasjonsutvalg

Hensikt

Hensikten med delegasjonsreglementet er:

1. å fremme hensiktsmessig fordeling ansvar og myndighet mellom fellesrådet og underutvalg (arbeidsutvalget (AU) og administrasjonsutvalget (KADM)), og mellom folkevalgte organer og kirkevergen.
2. å fordele myndighet til utvalg og ledelse for å fremme handlekraft og trygghet i den operative hverdagen, samtidig som rådet beholder et helthetlig overordnet ansvar for virksomheten.
3. at fellesrådet skal avlaste seg selv fra å treffe avgjørelser i rutinesaker, slik at rådet kan ta seg av de større sakene av politisk og prinsipiell betydning.
4. å gi nye råds- og utvalgsmedlemmer samt nyansatte oversikt over delegering av myndighet i kirkelig fellesråd.

Oppgaver og ansvar, og hjemmel for delegasjon

Oppgaver og ansvar

Kirkelig fellesråds oppgaver og ansvar er beskrevet i Kirkeordning for Den norske kirke §171 og gravplasslovens §3.2

Hjemmel for delegasjon

Kirkeordningen § 16 gir hjemmel for delegasjon til leder og arbeidsutvalg.3 Videre sier §16 at kirkelig fellesråd skal ha en daglig leder av virksomheten.
Kirkeordningens § 414 gir fellesrådet muligheten for å delegere tilsettingsmyndighet og avgjørelser som regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og ansatte til eget partssammensatt utvalg (KADM).

Delegert myndighet i Kongsberg kirkelige fellesråd

Kirkelig fellesråd behandler selv

1. Mål- og strategiplan
2. Godkjenning av overordnede plansaker innen bygg og anlegg
3. Handlingsplan 
4. Økonomiplan, årsbudsjett for drift og investeringer, herunder fordeling av netto budsjettrammer til fellesrådets administrasjon og menighetene.
5. Årsregnskap og årsberetning
6. Tilsetting, suspendering og oppsigelse av kirkeverge.
7. Økonomireglement, delegasjonsreglement, personalpolitiske retningslinjer og andre overordnede styringsdokumenter.
8. Uttalelser i offentlige høringssaker og andre aktuelle saker.
9. Andre saker som leder eller rådet velger å legge fram.

Arbeidsutvalget jf Kirkeordningen §16

1. Arbeidsutvalget (AU) består av leder, nestleder, prosten og kirkevergen.
2. AU fungerer som et drøftingsorgan for kirkevergen i utførelsen av sitt arbeid. Kirkevergen drøfter med AU hvilke saker som skal frem for fellesrådet. Det kan også være hensiktsmessig at AU drøfter saker før kirkevergen lager sin innstilling til fellesrådet.
3. AU fatter vedtak om påklagede administrative vedtak.
4. AU fatter vedtak i saker som ikke kan utsettes til neste møte i rådet. Hvis en sak av tidsmessige eller andre grunner ikke kan behandles av rådet, skal arbeidsutvalget avgjøre saken.
5. AU velger intervjuutvalget ved tilsetting av kirkeverge og avgir innstilling om hvilken kandidat som bør tilsettes.
6. AU rapporterer til fellesrådet om saker som etter delegasjon er vedtatt i arbeidsutvalget.

Administrasjonsutvalget (KADM)

Kirkelig administrasjonsutvalg bør utføre sine oppgaver i henhold til kirkeordningens bestemmelser.

1. Valg og sammensetning

Administrasjonsutvalget (KADM) består av minst 3 medlemmer valgt av og fra fellesrådet, og minst 2 medlemmer utpekt av og blant arbeidstakerne. Der hvor en eller flere arbeidstakere er medlem i en arbeidstakerorganisasjon med partsrett, skjer utpekingen i henhold til reglene i Hovedavtalen § 10.

Arbeidstakere kan ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter.

Arbeidsgiverrepresentantene velges blant fellesrådets representanter. Fellesrådet velger leder og nestleder blant arbeidsgiverrepresentantene i utvalget.

Både arbeidsgiver- og arbeidstakerrepresentantene velges/utpekes for en 4-års periode (dvs. valgperioden for menighetsrådet). Dersom spesielle grunner taler for det, kan arbeidstakersiden gis mulighet til å skifte ut sine medlemmer.

Dersom et medlem går ut av utvalget, velges/utpekes nytt medlem for resten av perioden selv om det er valgt varamedlem. Gjelder dette lederen, skal det velges ny leder, selv om det tidligere er valgt nestleder.

Det velges tre varamedlemmer for arbeidsgiverrepresentantene. Det velges/utpekes personlige varamedlemmer for arbeidstakerrepresentantene.

2. Mandat

KADM er fellesrådets partssammensatte utvalg etter kirkeordningen §41. Utvalget har et overordnet ansvar i spørsmål av personalpolitisk karakter, og for å sette slike spørsmål på dagsorden. Utvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom fellesrådet som arbeidsgiver og de tilsatte, med utgangspunkt i Hovedavtalen § 10-1 «Administrasjonsutvalg/partsammensatt utvalg». 

Det forutsettes at administrasjonsutvalget ikke behandler personalsaker, og ikke erstatter administrasjonens rolle i personalforvaltningen.

3. Saker der utvalget har avgjørelsesmyndighet 

KADM treffer vedtak innenfor de retningslinjer som er fastsatt i lov, i samsvar med lov eller er vedtatt av fellesrådet og innenfor de fastlagte budsjettrammer.
Utvalget har avgjørelsesmyndighet i følgende saker:

• Tilsetting av arbeidstakere, jf likevel HA §10-2 og de unntak som framgår av reglementets punkt 4 første ledd.
• Konstituere i stillinger hvor utvalget har tilsettingsmyndighet.
• Avgjøre søknader om permisjon utover det som kommer frem av permisjonsreglementet og avgjøre tvist om tilsatte kan ha annet lønnet arbeid utenom hovedstillingen.
• Avgjøre spørsmål vedr. tolkning av fellesrådets reglementer som gjelder tilsetting og arbeidsvilkår. (Tolkning av tariffavtaler følger reglene i Hovedavtalen § 5).
• Andre saker som fellesrådet måtte delegere til utvalget.

4. Saker der utvalget har uttalerett

• ved tilsetting av daglig leder for fellesrådet og andre lederstillinger hvor fellesrådet ivaretar tilsettingsmyndigheten.
• ved oppretting, nedlegging og eventuelt omgjøring av stillinger.
• ved fastsettelse eller endring av reglementer som berører arbeidstakerne, for eksempel permisjonsreglement, tilsettingsreglement, reglement for administrasjonsutvalg, arbeidsreglement og evt. andre lokale reglementer.
• ved utvikling og omstillingsprosesser, inkl. nye organisasjons- og bemanningsplaner. (jf Hovedavtalen § 10-1 b)
• ved innføring av ny teknologi og vesentlig omlegging av de tekniske hjelpemidler.
• ved forslag til effektiviseringstiltak.
• ved andre saker av personalpolitisk karakter som fellesrådet måtte forelegge utvalget.

5. Møter i administrasjonsutvalget 

• Utvalget skal ha møte når lederen finner det nødvendig eller når minst 2 medlemmer krever det. For å ivareta framdrift og kontinuitet bør det utarbeides en årlig møteplan for utvalget.
• Utvalget innkalles skriftlig med 7 dagers varsel. Saksdokumentene sendes til medlemmer og andre med møterett.
• Utvalgets møter holdes normalt for lukkede dører.
• Utvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, herunder leder eller nestleder. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende.
• Daglig leder/ kirkevergen eller den han bemyndiger er sekretær for utvalget. Sekretæren har møteplikt, samt tale- og forslagsrett.
• Fellesrådets leder og kirkevergen har møte-/tale- og forslagsrett i utvalgets møter selv om disse ikke er hhv. medlem eller sekretær i utvalget.
• Sekretæren kan i samråd med lederen innkalle andre det er ønskelig å rådføre seg med.
• Det skal føres protokoll som sendes til medlemmer og andre med møterett så snart som mulig etter møtet. Protokoll sendes også fellesrådets medlemmer.

Leder av fellesrådet

1. Leder av fellesrådet leder fellesrådets og administrasjonsutvalgets møter.
2. Leder av fellesrådet godkjenner overfor kirkevergen hvilke saker som skal opp i fellesrådet, og er i kontakt med kirkevergen i saksutredninger og prosesser i fellesrådet.
3. Leder av fellesrådet er kirkevergens nærmeste overordnede og utøver arbeidsgiveransvaret overfor kirkevergen.
4. Leder av fellesrådet samhandler med kommunens politiske ledelse sammen med kirkevergen.
5. Leder av fellesrådet bidrar i nettverksbygging og profilering av kirkepolitiske saker på vegne av fellesrådet.
6. Leder av fellesrådet kan uttale seg på vegne av fellesrådet.
7. Leder og nestleder i fellesrådet har sammen med kirkevergen myndighet til å gå til oppsigelse av arbeidstaker i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk.

Kirkevergen

1. Kirkevergen er i henhold til kirkeordningen § 16 daglig leder av fellesrådets virksomhet, og utfører de oppgaver som hører til den løpende administrasjon. Herunder avgjør kirkevergen saker som ikke har prinsipiell betydning på vegne av rådet mellom dets møter.
2. Kirkevergen er ansvarlig overfor fellesrådet for å lede og organisere virksomheten i henhold til vedtatte mål og strategier, budsjetter og handlingsplaner og gjennomføre de vedtak som er gjort i råd og utvalg. Kirkevergen har fullmakter i henhold til økonomireglementet.
3. Kirkevergen er ansvarlig for å initiere saker, utarbeide saksgrunnlag og forslag til vedtak i saker hvor beslutningsmyndighet er lagt til fellesrådet, AU og KADM. Kirkevergen har innstillingsmyndighet overfor fellesrådet og KADM.
4. Kirkevergen utøver arbeidsgiveransvaret og arbeidsgivers styringsrett, fastsetter stillingsbeskrivelser og lønnsplassering, i henhold til lovverk, personalpolitiske retningslinjer og økonomiske rammer. Kirkevergen har myndighet til å innvilge permisjon og engasjere vikarer, sesongarbeidere og i kortvarige prosjektstillinger inntil 1 års varighet.
5. Kirkevergen er ansvarlig for utvikling av virksomhetens kompetanse og arbeidsmiljø, herunder sørge for ledelse av arbeidsmiljøutvalget i henhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser, gjennom rekruttering, kompetanseutvikling av medarbeidere og organisering av kompetanse i oppgaveløsningen.
6. Kirkevergen leder forhandlinger med tillitsvalgte i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger i henhold til Hovedtariffavtalens kap.5, forhandlinger og drøftinger i henhold til Hovedtariffavtalens kap.4.3, samt forhandlinger om lønn til ansatte som har lederlønnsavtale. Kirkevergen har fullmakt til å vedta protokoller fra gjennomførte forhandlinger.
7. Kirkevergen har myndighet til å inngå avtaler med entreprenører, leverandører av vedlikeholdstjenester og andre tjenesteytere på vegne av fellesrådet, herunder fremforhandle og inngå avtaler om leie av menighetskontorer etter samråd med den aktuelle menighet og prest.
8. Kirkevergen ha myndighet i forhold til Gravplassloven og beslutninger i samråd med prosten i daglig drift av gravferdsvirksomheten knyttet til gravferdsseremonier, gravferdstidspunkter, tilvisning av grav, godkjenning av gravminner, etablering av festeavtaler mm.
9. Kirkevergen kan uttale seg på vegne av fellesrådet, i forståelse med fellesrådets leder og innenfor de områdene der kirkevergen har fått delegert myndighet.
10. Kirkevergen kan delegere sin myndighet videre, dersom ikke annet er bestemt.

Rapportering

1. Kirkevergen skal på hvert ordinært møte orientere fellesrådet om forhold av betydning for rådets virksomhet.
2. Krav til økonomisk rapportering kommer frem av økonomireglementet.

Fortolkning

Dersom det er grunn til å tvile på om en sak skal behandles administrativt med hjemmel i delegasjonsreglementet, skal saken legges fram for fellesrådet.

---------------

Vedtatt av Kongsberg kirkelige fellesråd 26.09.23
Reglementet evalueres siste år i valgperioden

Henvisninger til kirkeordning, gravplasslov og hovedavtale

Kirkeordning for Den norske kirke § 17 - Kirkelig fellesråds oppgaver

Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen.

Kirkelig fellesråd er ansvarlig for
a. bygging, drift og vedlikehold av kirker,
b. anlegg, drift og forvaltning av gravplasser,
c. opprettelse og nedleggelse av stillinger som lønnes over fellesrådets budsjett,
d. anskaffelse og drift av kirkekontor,
e. administrativ hjelp for prosten når kirkens virksomhet nasjonalt yter tilskudd til det,
f. anskaffelse av lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring.

Kirkelig fellesråd foretar tilsetting av og har arbeidsgiveransvaret for alle tilsatte som lønnes over fellesrådets budsjett. Før tilsetting og fastsetting av instruks skal vedkommende menighetsråd gis anledning til å uttale seg. Kirkelig fellesråd kan bemyndige menighetsråd til å utøve tilsettingsmyndighet og andre arbeidsgiverfunksjoner for stilling hvor dette ellers ville ligge til fellesrådet. Kirkelig fellesråd kan også tildele utvalg som nevnt i § 41 første ledd myndighet til å foreta tilsetting og treffe avgjørelser i saker som gjelder forholdet mellom soknene eller soknet som arbeidsgiver og de tilsatte.

Kirkelig fellesråd forvalter inntekter og formue knyttet til kirke og kirkefond, tilskudd til kirkelig virksomhet fra kommunen eller kirkens virksomhet nasjonalt og midler menighetsråd stiller til fellesrådets disposisjon for å løse oppgaver i soknene. Regler om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon gis av Kirkemøtet.
Kirkelig fellesråd utfører for øvrig de oppgaver som etter avtale blir overlatt det av det enkelte menighetsråd.

Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd (gravplassloven)§ 3 - Gravplassmyndigheten og kommunens ansvar

Gravplassmyndigheten har ansvaret for at gravplasser og bygninger på gravplasser forvaltes med orden og verdighet og i samsvar med gjeldende bestemmelser.
Utgifter til anlegg, drift og forvaltning av gravplasser utredes av kommunen etter budsjettforslag fra soknet. Etter avtale med soknet kan kommunen yte tjenester i stedet for å gi tilskudd.

Kommunen kan ta opp lån for å finansiere investeringer i gravplasser og tilhørende varige driftsmidler.

Kirkeordning for Den norske kirke § 16 - Formene for kirkelig fellesråds virksomhet

Kirkelig fellesråd kan gi lederen eller et arbeidsutvalg bestående av lederen og minst to av rådets øvrige medlemmer fullmakt til på saklig begrensede områder å treffe avgjørelse i saker som skulle ha vært avgjort av rådet. Avgjørelse som er truffet med hjemmel i slik fullmakt, skal refereres i første møte etter at avgjørelsen er truffet.
Kirkelig fellesråd skal ha en daglig leder av virksomheten.

Nærmere regler om formene for kirkelig fellesråds virksomhet gis av Kirkemøtet.

Kirkeordning for Den norske kirke § 41 - Partssammensatt utvalg m.m.

I tilknytning til kirkelig fellesråd og menighetsråd som utøver arbeidsgiveransvar, skal det opprettes et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom de tilsatte og soknene eller soknet som arbeidsgiver. Hvis partene avtaler det, kan slike utvalg erstattes med andre ordninger. Utvalget settes sammen av representanter for rådet og representanter for de tilsatte. De tilsattes representanter velges av og blant de tilsatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for rådet. Rådet velger utvalgets leder og nestleder blant disse.

Menighetsrådet og kirkelig fellesråd kan selv gi en arbeidsgiverorganisasjon fullmakt til å inngå og si opp tariffavtale, samt å gi eller motta kollektiv arbeidsoppsigelse på soknets vegne.

Representanter for de tilsatte har møte- og talerett i kirkelig fellesråd og menighetsråd samt i underutvalg oppnevnt av slikt organ når disse behandler saker som gjelder forholdet mellom de tilsatte og fellesråd/menighetsråd som arbeidsgiverorgan.

Representanter for de tilsatte har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse av forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikt, rettstvister med arbeidstakere eller oppsigelse av tariffavtaler.

Kirkelig fellesråd fastsetter selv nærmere retningslinjer for møterett etter annet ledd.

Hovedavtalen for KAs tariffområde § 10 Administrasjonsutvalg og tilsetting

§ 10-1 Administrasjonsutvalg/partssammensatt utvalg

a)    Det skal i alle fellesråd opprettes et partssammensatt utvalg - administrasjonsutvalg - for behandling av saker som gjelder forholdet mellom soknene eller soknet som arbeidsgiver og de tilsatte, med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på en annen måte.
b)    Administrasjonsutvalget behandler bl.a. saker som gjelder virksomhetens personalpolitikk, for eksempel personalpolitiske retningslinjer, reglementer og rutiner, og dessuten utviklings- og omstillingsprosesser.

Fellesrådet fastsetter retningslinjer for arbeidet i administrasjonsutvalget i et lokalt reglement, og gir evt. beslutningsmyndighet til utvalget.

c)    Arbeidstakernes representant(er) og personlige vararepresentanter utpekes av arbeidstakerorganisasjonene. Antall arbeidstakerrepresentanter i utvalget er normalt minst 2 personer. Representanten(e) utpekes etter forholdstallsprinsippet. Som delingstall benyttes tallet 1,4 og deretter påfølgende oddetall 3, 5 osv.

De tilsattes representanter har i administrasjonsutvalg/partssammensatte utvalg de samme rettigheter og plikter som arbeidsgivers representanter. Valgperioden er som hovedregel den samme som for arbeidsgiverorganet, men med mulighet for ny oppnevning etter 2 år.

§ 10-2 Tilsetting

Ved tilsetting skal medbestemmelsen sikres.

Dersom administrasjonsutvalget foretar et tilsettingsvedtak, og det foreligger uenighet om vedtaket strider imot gjeldende bestemmelser om tilsettinger, kan et mindretall bringe saken inn for fellesrådet for endelig vedtak. Krav om dette må framsettes i møtet og protokolleres. Tilsvarende gjelder også for partssammensatte tilsettingsutvalg overfor fellesråd/ menighetsråd/styre (eier) etc