Delegasjonsreglement

Delegasjonsreglement Kirkelig fellesråd i Trondheim
Vedtatt KF 23052006, Revidert KF 040913

1. Innledning
Kirkelig fellesråd i Trondheim har gjennomført organisatoriske endringer som innebærer nye avdelinger med egen ledelse med delegert personal og økonomiansvar. Daglig ledelse er i større grad enn tidligere profesjonalisert. Ny økonomimodell er innført med fordeling av økonomiske rammer til avdelinger gjennom fellesrådets budsjettbeslutninger for de årlige budsjettene til fellesrådet. Det er strategiske behov for at folkevalgte bruker mer tid på nettverk og kirkepolitikk enn å delta i administrative beslutninger som kan delegeres daglig leder.

Kirkelig fellesråd har derfor vedtatt at Delegasjonsreglementet av 23.05.2006 skal revideres. Det er i egen sak til fellesrådet, sak 013/13 Nytt delegasjonsreglement, bestemt noen prinsipielle retninger for endringer i delegasjonsreglementet. Samlet sett vil konsekvensen av de endringer som foreslås gi mer ansvar og myndighet til AU og daglig leder/kirkevergen når det gjelder beslutninger i den operative hverdag. Kirkelig fellesråd som beslutningsorgan vil beholde den politiske styringen av økonomien gjennom godkjenning av driftsbudsjetter og prioritering av investeringsprosjekter, endelig godkjenning av utbyggingsprosjekter for kirkegårdene, større organisatoriske endringer, og ikke minst den politiske styringen av utviklingen av mål og strategier for den kirkelige aktivitet. Disse endringene er inkludert i de nye myndighetsbeskrivelsene til de enkelte underutvalg til fellesrådet og til daglig leder.

Daglig leder kan delegere myndighet videre til avdelingslederne. Myndighet til avdelingslederne fremkommer av arbeidsavtalen og årlige tildelingsbrev med tildeling av driftsmidler.

Et godt og hensiktsmessig delegasjonsreglement er et viktig verktøy, men også en utfordring!

Kirkelig fellesråd sitt økonomireglement er nært knyttet til delegasjonsreglementet. Rolle og ansvar beskrevet i økonomireglementet følger delegasjonsreglementet.

2. Hensikt
Hensikten med delegasjonsreglementet er

• Å fremme hensiktsmessig fordeling ansvar og myndighet mellom fellesrådet og underutvalg, og mellom folkevalgte organer og daglig leder.
• Å fordele myndighet til utvalg og ledelse for å fremme handlekraft og trygghet i den operative hverdagen.
• Å gi beslutningsmyndighet og ansvar på lavest mulig organisasjonsnivå, samtidig som fellesrådet skal beholde kontroll og innsyn.
• Å gi nye råds – og utvalgsmedlemmer samt nyansatte oversikt over delegering av myndighet i Kirkelig fellesråd.

3. Oppgaver og ansvar, og hjemmel for delegasjon

Kirkelig fellesråd sine oppgaver og ansvar er beskrevet i Kirkelovens §14 og Gravferdslovens §3;

KL §14.Kirkelig fellesråds oppgaver og ansvar

Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for kirkelig virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen.

Kirkelig fellesråd er i følge Kirkelovens §14, og med bakgrunn i disse oppgavene, selvstendig ansvarlig for

• Bygging, drift og vedlikehold av kirker
• Anlegg, drift og forvaltning av kirkegårder
• Opprettelse og nedleggelse av stillinger
• Tilsetting og utøvelse av arbeidsgiveransvar for alle ansatte som lønnes over Kirkelig fellesråd sitt budsjett
• Drift av menighets- og prestekontor
• Yte administrativ hjelp til prostene når staten yter tilskudd til det
• Anskaffe lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring

Kirkelig fellesråd forvalter inntekter og formue knyttet til kirke – og kirkefond, midler som utredes av kommunen eller staten og midler menighetsråd stiller til fellesrådets disposisjon for å løse oppgaver i soknene.

Kirkelig fellesråd utfører for øvrig de oppgaver som det til en hver tid er pålagt av Kongen eller departementet, eller som etter avtale blir overlatt det av det enkelte menighetsråd.

GL § 3.Kirkelig fellesråds og kommunens ansvar.

Kirkelig fellesråd har ansvaret for at gravplasser og bygninger på gravplasser forvaltes med orden og verdighet og i samsvar med gjeldende bestemmelser.

Utgifter til anlegg, drift og forvaltning av gravplasser utredes av kommunen etter budsjettforslag fra fellesrådet.

Hjemler for delegasjon finner vi i Kirkelovens §§13, 14 og 35. Kirkelovens §13 gir hjemmel for å overføre fullmakter til leder av fellesrådet og til Arbeidsutvalg;

Kirkelig fellesråd kan gi lederen eller denne og minst to av rådets medlemmer (Arbeidsutvalg) fullmakt til på saklig begrensede områder å treffe avgjørelse i saker som skulle ha vært avgjort av rådet. Avgjørelse som er truffet med hjemmel i slik fullmakt skal refereres i første møte etter at avgjørelsen er truffet.

Videre sier §13 at Kirkelig fellesråd skal ha daglig leder av virksomheten.

Kirkelovens §14 gir fellesrådet også muligheten for å delegere tilsettingsmyndighet og avgjørelser som regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og ansatte til eget partssammensatt utvalg. Detter er nærmere beskrevet i Kirkelovens §35 som handler om medbestemmelse og tariffavtaler;

"I tilknytning til kirkelig fellesråd og menighetsråd som utøver arbeidsgiveransvar skal det opprettes et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom

soknene eller soknet som arbeidsgiver og de tilsatte, med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på annen måte. Utvalget sammensettes av representanter for rådet og representanter valgt av og blant de tilsatte. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for rådet. Rådet velger utvalgets leder og nestleder blant disse".

Det er også viktig å merke seg 4. ledd i §35;

"Representanter for de tilsatte har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse av forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikt, rettstvister med arbeidstakere eller oppsigelse av tariffavtaler".

4. Myndighet delegert råd, utvalg og ledelse i Kirkelig fellesråd i Trondheim
Nedenfor følger en oversikt over den myndighet det enkelte råd og utvalg og leder er delegert i og av Kirkelig fellesråd i Trondheim.

Kirkelig fellesråd behandler selv

• Planer som omfatter kirkesektoren i Trondheim som helhet eller større deler av denne, herunder
  • Mål- og Strategiplan
  • Strukturelle endringer som berører organisering av beslutningsmyndighet i organisasjonen
  • Godkjenne overordnede plansaker innen bygg og anlegg
• Budsjett og økonomiplan for drift og investeringer, herunder modell for fordeling av årlige midler til avdelingene.
• Omdisponering av midler mellom avdelinger i løpet av året når disse samlet er større enn 1.000.000 kroner.
• Årsmelding og årsregnskap, samt tertialrapporteringer.
• Delegasjonsreglement.
• Tilsetting og oppsigelse av kirkeverge.
• Andre saker som leder eller rådet velger å legge fram.

Arbeidsutvalget

• Vedtar innstillinger i saker som skal behandles av Kirkelig fellesråd
• Fatte vedtak i saker innen bygg, anlegg og eiendom
• Oppretting og nedlegging av stillinger
• Fatte vedtak i tilsetting av avdelingsledere
• Fatte vedtak i oppsigelsessaker
• Vedta reglementer med unntak av delegasjonsreglement
• Fatte vedtak om påklagede administrative vedtak
• Vedta uttalelser i offentlige høringssaker og andre aktuelle saker
• Fatte vedtak i hastesaker som ikke krever ekstra møte i Kirkelig fellesråd
• Velge 3 representanter til anbudsutvalg
• Velge to representanter fra AU til Schultz´ legat, som sammen med kirkeverge utgjør styret for legatet
• Behandle saker som i Kirkeloven, Gravferdsloven og forskrifter til denne er lagt til Kirkelig fellesråd, og som ikke er delegert til Kirkevergen eller forbeholdt Kirkelig fellesråd
• Rapportering til fellesrådet om saker som i hht til delegasjon er vedtatt i Arbeidsutvalget

Anbudsutvalg

• Skal vedta konkurransevilkår ved utlysing av konkurranser som er underlagt lov om offentlige anskaffelser ved byggeprosjekter, varekjøp og inngåelse av driftsavtaler, grenseverdi for tiden 500.000 kroner.
• Vedta valg av tilbydere etter utlyste konkurranser som er underlagt lov om offentlige anskaffelser, jfr ovenfor.

Administrasjonsutvalget

• Utøve de funksjoner som er bestemt for Administrasjonsutvalg i Hovedavtalen for kirkelig sektor §10, herunder behandle saker som gjelder virksomhetens personalpolitikk, for eksempel personalpolitiske retningslinjer, reglementer og rutiner, og dessuten utviklings – og omstillingsprosesser.
• Fatte vedtak i tilsettingssaker unntatt tilsetting av kirkeverge og avdelingsledere
• Behandle permisjonssøknader ut over 6 måneders permisjon
• Høringsinstans for oppretting og nedlegging av stillinger – vedtak i AU

Leder fellesrådet

• Leder Fellesrådets og Arbeidsutvalgets møter.
• Godkjenner overfor kirkevergen hvilke saker som skal opp i råd og utvalg
• Er kirkevergens nærmeste overordnede og kontakt i saksutredninger og prosesser i fellesrådet
• Samhandler med kommunens politiske ledelse
• Bidrar i nettverksbygging og profilering av kirkepolitiske saker på vegne av fellesrådet

Kirkevergen

• Er ansvarlig for å lede virksomheten i henhold til vedtatte mål og strategier og gjennomføre de vedtak som er gjort i overordnede råd og utvalg.
• Er ansvarlig for å lede virksomheten innenfor vedtatt budsjett for drift og investering og disponerer midlene ut fra dette. Kan foreta endringer i budsjettet mellom avdelinger samlet opp til 1 million kroner.
• Er ansvarlig for å initiere saker, utarbeide saksgrunnlag og forslag til løsning i saker hvor beslutningsmyndighet er lagt til Arbeidsutvalg og fellesråd. Er innstillingsmyndighet overfor Arbeidsutvalget i saker som skal vedtas i Arbeidsutvalget og fellesrådet.
• Er innstillingsmyndighet overfor Anbudsutvalget
• Leder Administrasjonsutvalget og er delegert beslutningsmyndighet i tilsettingssaker i hht de bestemmelser som gjelder partssammensetning og beslutning i Administrasjonsutvalget.
• Er ansvarlig for utvikling av virksomhetens kompetanse og arbeidsmiljø, herunder sørge for ledelse av Arbeidsmiljøutvalget i hht Arbeidsmiljølovens bestemmelser, gjennom rekruttering, kompetanseutvikling av medarbeidere og organisering av kompetanse i oppgaveløsningen.
• Leder forhandlinger med tillitsvalgte i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger i hht Hovedtariffavtalens kap.5, forhandlinger og drøftinger i hht. Hovedtariffavtalens kap.4.3, samt forhandlinger om lønn til avdelingsledere som har lederlønnsavtale. Kirkevergen har fullmakt til å vedta protokoller fra gjennomførte forhandlinger.
• Har myndighet til å inngå avtaler med entreprenører, leverandører av vedlikeholdstjenester og andre tjenesteytere på vegne av fellesrådet, herunder fremforhandle og inngå avtaler om leie av menighets – og prestekontorer etter samråding med den aktuelle menighet og prest.
• Har myndighet i forhold til Gravferdsloven og beslutninger i daglig drift av gravferdsvirksomheten knyttet til gravferdsseremonier, gravferdstidspunkter, tilvisning av grav, godkjenning av gravminner, etablering av festeavtaler, mm.
• Fremme innstilling i klagesaker knyttet til førstegangsvedtak innen gravferdsforvaltning, klager som skal behandles i AU.
• Er medlem av styret i Schultz legat og Kaare Romulslis kirkegårdsfond og ansvarlig for regnskapsførsel og saksbehandling for disse styrene.
• Kirkevergen kan delegere videre den myndighet som her er gitt. 

Kjell Inge Nordgård