Registering av arbeidstiden
- Arbeidstid skal registreres av alle ansatte på skjema fortløpende.
- Vanlig arbeidstid for 100% stilling er 37,5 timer pr uke, ansatte med egne avtaler har 35,5 timer pr uke, alle inklusive lunsj.
- For administrativt ansatte og gravplassansatte er kjernetiden kl 09.00-14.00. Fleksitid er utenfor dette tidsrommet.
- Dersom du jobber kvelder eller på helge- og høytidsdager og ikke har tillegg for dette fast utregnet må du husk å registrere tillegg i Visma.
Rutiner for registrering av arbeidstid
- Det skal føres inn tidspunktet når man kommer og når man går fra jobb.
- Tidspunktene føres til nærmeste 5 min.
- Ansatte med avtale om delt dagsverk fører kun når man kommer og når man går i skjemaet. Kompensasjon er lagt til som tillegg på lønn.
- For ansattsamlinger og lignende, føres en vanlig arbeidsdag.
- For kurs over flere dager føres en arbeidsdag pr dag.
- Ved dagskurs, endagskonferanser m.m. føres antall kurstimer + reisetid utenom vanlig arbeidstid. Alltid reisestart og tidspunkt fra arbeidsplassen.
- Er man syk, eller ved sykt barn (inntil 12 år), føres en vanlig arbeidsdag i Excel-arket. Skriv «Syk» i kommentarfeltet. Husk egenmelding i Visma.
- Ved reduserte arbeidsdager grunnet sykdom, eller sykt barn, skriv inn en vanlig dag, og i kommentarfeltet de timene du har jobbet.
- Ved avspasering av hele dager skrives ingen timer. Ved mindre enn en dag, skriv kun antall timer du har jobbet. Avspasering av hele dager skal godkjennes av nærmeste leder.
- Ved ferieuker skrives ingen timer, men «ferie» i kommentarfeltet. Feriedager skrives inn som vanlig arbeidsdag, dersom det er enkeltdager. Feriedager skal også registreres i Visma.
Avregningsperiode
Det er to avregningsperioder i året, mellom uke 12-13 og uke 40-41. Uke 13 2024 er første avregningsperiode.
Tidsoverføring
Den «pluss eller minus»-tiden som tidskontoen ender opp med hver måned overføres automatisk til neste måned etter følgende regler:
- Inntil 60 pluss-timer kan overføres mellom hver 4-ukers periode. Uten dispensasjon strykes resterende timer.
- Kun 30 pluss-timer kan overføres mellom uke 12-13 og uke 40-41. Uten dispensasjon strykes resterende timer. Dersom man har mer en 30 timer å overføre, må det søkes om godkjenning, og vedlegges en plan for når avspaseringen skal tas ut.
- Maks 10 minustimer kan overføres mellom hver 4-ukers periode.
- Nærmeste leder kan gi dispensasjon til overføring av flere pluss/minus-timer.
- Ved opphør av arbeidsforholdet utbetales det ikke godtgjørelse for eventuelt gjenstående plusstimer. For eventuelle minustimer kan det kreves trekk i lønn.
Avspasering
Uttak av hele dager, eller som innebærer behov for vikar, skal godkjennes av nærmeste leder på forhånd. All avspasering følger disse prinsippene:
- Avspasering skal skje i perioder med mindre arbeidspress.
- Avspasering skal foretas når det er forenlig med forsvarlig drift.
Ved sykdom eller sykt barn
- Gi beskjed så fort som mulig til nærmeste leder på telefon eller SMS.
- Gi også beskjed til den som eventuelt må/kan skaffe vikar.
- Sørg for at den eller de, du har avtale med samme dag får beskjed.
- Egen og barns sykdom fylles ut på egenmeldingskjema i Visma
- Dersom du har satt opp avspasering og blir syk, er avspaseringsdagen brukt.
Ferie
- Ferieønsker registreres i Ferieoversikt (Excel-ark lagret på «Kirke\0 - Organisering og administrasjon\Ferieplan»). Frist for ferieønsker i hovedferieperioden 1. juni til 30. september er innen 1. mars hvert år. Annen ferie avtaler man med nærmeste leder.
- Arbeidsgiver gir tilbakemelding på hver enkelt ansattes ferie i hovedferieperioden innen 1. april hvert år. Annen ferie godkjennes fortløpende av nærmeste leder.
- Arbeidstaker har ansvar for å legge godkjent ferie inn i Visma.
Ferdig utfylt skjema sendes nærmeste leder etter hver 4-ukers periode på e-post. Frist 1 uke etter 4-ukers perioden.
Kirkevergen har myndighet til å frata enkeltpersoner retten til å bruke ordningen. Dersom det oppstår meningsforskjeller om fortolkningen av bestemmelsene i denne ordningen, behandles saken av KADM.
Endringer i ordningen gjøres ved behov, og godkjennes av KADM.