- Rask dialog mellom deg og leder av det aktuelle menighets- eller fellesråd: Snakk sammen i løpet av kort tid om hvordan dere oppfatter uenigheten. Bli enige om premissene, innholdet og ansvarsfordelingen i håndteringen av situasjonen videre.
- Til videre håndtering: Frivillige kan ikke pålegges noe formelt av rådets leder, men man bør likevel søke å håndtere og ta ansvar for situasjonen som leder, selv om det ikke inkluderer et formelt personalansvar. Det er rådsleder som skal håndtere situasjonen videre, med deg som støtte og samtalepartner.
- Et eller flere møter med representantene: Rådsleder innkaller den/ de aktuelle frivillige sammen med deg. Vær tydelig i formidlingen av innkallingen slik at alvorlighetsgraden kommer frem.
- Gi en beskrivelse av hvordan dere som ledere oppfatter situasjonen om hva som er problematisk eller uakseptabelt.
- Gi den de frivillige mulighet til å fortelle sin versjon av situasjonen. Som ledere bør dere søke å forstå hva som ligger bak vedkommende sin væremåte og oppførsel.
- Forventinger: Rådsleder bør være tydelig om hva som forventes av representanten i fortsettelsen.
- Klare konsekvenser: Rådsleder bør tydelig kommunisere at representanten vil bli oppfordret av rådet til å søke fritak og tre ut av rådet ved videre uakseptabel oppførsel. (Rådet kan ikke formelt vedta at et medlem skal tre ut av rådet utenom ved lovbrudd eller brudd på taushetsplikt.)
- Det skal føres et referat fra møtet hvor følgende punkter skal være med:
- Møtedeltakere
- Situasjonsbeskrivelse
- Hvilke tiltak som iverksettes, eller hvilke avtaler som inngås
- Tidspunkt for oppfølging og evaluering
- Referat skal undertegnes av dem som var til stede.
- Annen oppfølging:
- Regelmessige oppdateringer: Ha jevnlige oppdateringsmøter med rådsleder ang. status og fremdrift og be rådsleder holde rådet oppdatert uten å uten å gå inn på detaljer som angår de involverte partene i konflikten. Legg vekt på hva som er planen videre.
- Snakk sammen i STABSMØTE (ikke i f.eks lunsjen) om situasjonen uten å gå inn på detaljer som angår den involverte parten. Legg vekt på hva som er planen videre.
Forslag til tiltak
Representanter i menighetsråd/ fellesråd - Problematisk eller uakseptabel oppførsel fra en part som går ut over arbeidsmiljøet