- Rask dialog mellom deg og leder av det aktuelle menighets- eller fellesråd: Snakk sammen i løpet av kort tid om hvordan dere oppfatter uenigheten. Bli enige om premissene, innholdet og ansvarsfordelingen i håndteringen av situasjonen videre.
- Til videre håndtering: Frivillige kan ikke pålegges noe formelt av rådets leder, men man bør likevel søke å håndtere og ta ansvar for situasjonen som leder, selv om det ikke inkluderer et formelt personalansvar. Det er rådsleder som skal håndtere situasjonen videre, med deg som støtte og samtalepartner.
- Et eller flere møter med den/ de frivillige: Rådsleder innkaller den/ de aktuelle frivillige sammen med deg. Vær tydelig i formidlingen av innkallingen slik at alvorlighetsgraden kommer frem.
- Gi en beskrivelse av hvordan dere som ledere oppfatter situasjonen om hva som er problematisk eller uakseptabelt.
- Gi den de frivillige mulighet til å fortelle sin versjon av situasjonen. Som ledere bør dere søke å forstå hva som ligger bak vedkommende sin væremåte og oppførsel.
- Forventinger: Rådsleder bør være tydelig om hva som forventes av den/ de frivillige i fortsettelsen.
- Klare konsekvenser: Rådsleder bør tydelig kommunisere at den frivillige sitt engasjement kan avsluttes av menighetsrådet ved videre uakseptabel oppførsel.
- Det skal føres et referat fra møtet hvor følgende punkter skal være med:
- Møtedeltakere
- Situasjonsbeskrivelse
- Hvilke tiltak som iverksettes, eller hvilke avtaler som inngås
- Tidspunkt for oppfølging og evaluering
- Referat skal undertegnes av dem som var til stede.
- Annen oppfølging:
- Regelmessige oppdateringer: Ha jevnlige oppdateringsmøter med rådsleder ang. status og fremdrift og be rådsleder holde rådet oppdatert uten å uten å gå inn på detaljer som angår de involverte partene i konflikten. Legg vekt på hva som er planen videre.
- Snakk sammen i STABSMØTE (ikke i f.eks lunsjen) om situasjonen uten å gå inn på detaljer som angår den involverte parten. Legg vekt på hva som er planen videre.
Forslag til tiltak
Frivillige medarbeidere - Problematisk eller uakseptabel oppførsel fra en part som går ut over arbeidsmiljøet