Om prosjektet
Fellesrådene i Hemne, Orkdal, Snillfjord, Halsa, Agdenes og Meldal har gått sammen om å ordne de kirkelige arkivene. Alle fellesrådene har hver for seg mye historikk fra 1800-tallet frem til i dag. Her ligger det mye verdifull informasjon som ikke må gå tapt i sammenslåingsprosessen. Prosjektet handler blant annet om å avlevere verdifull informasjon til Arkivverket, og at det som blir igjen blir ivaretatt på en sikker og verdig måte. Snillfjord kommune skal deles, og det har konsekvenser for historisk informasjon om Snillfjords kirkeliv.
Sammen med Arkivverket og KA skal fellesrådene bidra til felles rutiner for fellesråd i hele landet. Målet er å utarbeide en nasjonal veileder som alle fellesrådene i hele Norge kan bruke.
Prosjektets hovedmål lokalt er:
- å rydde i fysiske arkiver
- avlevere arkiver til Arkivverket
- utarbeide arkivplaner for fellesrådene
- overgang til heldigitalt arkiv
Fellesrådene har gått sammen om arkivkurs for å sikre god og relevant kunnskap om arkiv og saksbehandling, og har blitt mer samkjørt i sine rutiner.
Gamle skatter funnet på kirkekontoret i Halsa. I Halsa finner vi også et lite saksarkiv som strekker seg fra 1931- ca 1975. I tillegg finnes det dokumentasjon fra perioden like før menighetsrådene ble formalisert, som forteller en historie om kirkelivet på starten av 1930-tallet.
Eventus - les hele historien her:
Et prosjekt blir til
Kirkeverge Egil Hammervik er prosjektleder for sammenslåingsprosessen i både Heim og Orkland. Det var i regi av dette han brakte temaet arkiv på banen på våren og forsommeren i 2018. Han erfarte at tilstanden i arkivene rundt om var kritisk. Arkivene befinner seg i alt fra mørke kneloft til dype kjellere. Eldre arkiver fra prest og menighetsliv var ofte brakt til kirkekontorer for oppbevaring og stuet bort. Alle arkivene tar til sammen mye plass, og det er vanskelig å bla opp relevant informasjon ved behov. Dokumentasjon tilkommer også fra privatpersoner når de blir kjent med prosjektet, blant annet en klokkerbok fra 1800-tallet som ble funnet på et privat loft i Snillfjord.
Kirkevergene blir enige om at det er viktig å få orden på dette i sammenslåingsprosessen. Behovet for plass, gjenfinning av dokumentasjon, samt at arkivene er spredt rundt i distriktet gjør at de går sammen om et prosjekt. Nina Enebak blir engasjert som prosjektleder for å organisere arbeidet.
Oppstart og kartlegging
Nå viser kalenderen september 2018. Det blir holdt møte med alle fellesrådene for å kartlegge behovet. Hvor mye arkiv befinner seg rundt om i distriktet? Hvordan ser fellesrådene for seg arbeidet? Hvilke ressurser kan de avse i tillegg til prosjektleder? Fellesrådene får bevilgninger fra kommunebudsjettet, og som i resten av kommune-Norge, kommer det straks fram at også i fellesrådene er det knappe ressurser til dette. Prostisetet Orkdal besitter historikk fra prostiet i tillegg til arkiver fra prester, menighetsråd, og fellesråd. Samtlige fellesråd i prosjektet vedtar Kirkepartners plattformløsning og arkivsystemet P360 fra Tieto. Systemet er fremtidsrettet, godkjent NOARK-standard og tilrettelagt for Den norske kirke.
Det er behov for mer kunnskap, og KA kontaktes for kurs. 18. oktober ble det holdt grunnleggende arkivkurs med fokus på sammenslåing for alle fellesrådene i prosjektet. Dette bidro til felles konsensus om det videre arbeidet. Fellesrådene fikk gjennom kurset en felles forståelse for betydningen av arkiv og arkivenes plass i vår felles kirke- og kulturhistorie. I tillegg brukte prosjektleder Nina Enebak tid på å sette seg inn i materiale direkte fra Arkivverket, og kontaktet Arkivverket angående deling av Snillfjord kommune. Snillfjord kommune splittes i tre deler, og kommunen opphører å eksistere 1.1.2020.
Det var også nyttig med et møte med kommunene for erfaringer de har gjort seg. Siden kirken, i motsetning til kommunen, avleverer direkte til Arkivverket, må fellesrådene gjøre en større del av ryddejobben selv, og følge andre retningslinjer enn kommunene. Likevel var det nyttig å få lære av hvordan kommunene har jobbet for å øke fokus på arkiv, og hvilke erfaringer de har gjort seg når det kommer til å bygge gode arkivarrutiner. Her er det på sin plass å takke Snillfjord kommune for å sette av god tid til å dele av sine erfaringer.
Prosjektet Eventus - vant frem i søknad om midler!
Akkurat i oppstartsperioden lyser Arkivverket ut prosjektmidler til arkiv. Prosjektet får på plass en prosjektplan og sender inn en søknad. Det kommer totalt inn 102 søknader til Arkivverket, hvorav 20 er fra offentlige arkiver. Blant søkerlisten finner vi større interkommunale selskap, kommuner og fylkeskommuner. Størsteparten av prosjektmidlene denne runden er forbeholdt privatarkiver, og kun deler av prosjektmidlene går til offentlige arkiver. Prosjektet Eventus for kirkelige arkiver i fellesnemndene Heim og Orkland vinner frem og blir 1 av 9 offentlige arkiver som får midler til arkivarbeidet sitt. Selv om prosjektet blir tilgodesett med beskjedne 62.000 kr vinner det frem blant store aktører som Bergen byarkiv, Kartverket og Norsk arkivråd.
Praktisk arbeid
Fellesrådene blir enige om framgangsmåte for kartlegging og rydding av arkivene. Det er viktig å få på plass hvor mye materiale, hvor gamle er arkivene, og hvem som har skapt de forskjellige arkivene før man går i gang med selve ryddeprosessen.
Den første ryddeprosessen består av sortering og begrensning av arkivene. Begrensning vil si å gå igjennom materialet å kassere i henhold til Riksarkivarens forskrift, slikt som reklamemateriell, rundskriv og personlige notater. Fellesrådene har tatt vare på alt for mye og sparer en betydelig mengde plass med arkivbegrensning. I tillegg forsvinner ringpermer til fordel for omslagsark og arkivbokser. Søppelsekker fyller bagasjerom og blir kjørt på HAMOS. Røde bokser med forsegling fylles flere ganger av personvernbelagt dokumentasjon, og sekkevis blir tålmodig kjørt gjennom små makuleringsmaskiner.
Nå er vi kommet til mars 2019. Arkivene i de små fellesrådene er ryddet, erfaringer er gjort og mye er lært. Nå er det klart for å ta fatt på prostisetet Orkdal. Prosjektleder vurderer at nå er tiden kommet for å på nytt ta kontakt med Arkivverket. Det nærmer seg tid for bevaring- og kassasjonsvurdering, samt avlevering. Hvilken dokumentasjon skal vurderes som viktig for ettertiden? Hvilken dokumentasjon er ikke lenger verdt plassen den opptar? Alt før 1950 skal taes vare på, men hva skal man ta vare på fra dokumentveldet og kopimaskinens tid på 1990-tallet?
Nasjonal oppmerksomhet:
Arkivverket fatter interesse for prosjektet og vil bistå med tett oppfølging. Dette fordi de ser verdien av arbeidet i et nasjonalt perspektiv. Arkivverket har allerede kirkens arkiver på sin dagsplan og prosjektet passer tidsmessig med deres planer. Her ser Arkivverket muligheten til å gjøre praktiske erfaringer, og delta ute i felt for å avdekke hvordan arkivene virkelig ser ut, og hva som er det reelle behovet. KA blir koblet på prosessen. De kan bidra med viktige erfaringer og kjenner kirkelige arkiver i hele vårt langstrakte land. På grunn av dette anbefaler Arkivverket at andre fellesråd som enten tenker å igangsette, eller er i oppstarten av lignende prosjekt, å avvente til nye retningslinjer og veiledning er på plass.
Workshop i Hemne og Orkdal
6. og 7. juni 2019 besøker Arkivverket kirkekontorene i Hemne og Orkdal for å arrangere workshop med fellesrådene. Fagdirektør Stian Norli kommer sammen med 4 av sine medarbeidere, Tone Håseth, Anne Sofie Knutsen, Kjell Kleivane og Hans Nicolai Nissen. Sammen med Eva Schafferer, senior systemforvalter i Kirkepartner med bred erfaring om kirkelige arkiver, bidrar de til felles forståelse for behov og hvordan arbeidet videre bør prioriteres. Nå skal prosjektleder kartlegge arkivene på nytt, denne gangen med hyllemeter. Dette er viktig for å måle hvilken nytte man kan ha av bevaring- og kassasjonsvurderingen. Arkivverket får også innblikk i utfordringene med mange små arkiver og mange små selvstendige organer. Kirken er ennå langt fra samlet. Prest, menighetsråd og fellesråd er selvstendige arkivskapere. Legg til prost så har man 4 selvstendige organer å forholde seg til, noe som forteller hvor viktig det er med felles forståelse for arkiv og godt samarbeid.
Prosjektleder Nina Enebak viser frem arkivene til Tone Håseth, Kjell Kleivane og Stian Norli i Hemne under workshop 6. og 7. juni
Videre arbeid
Status for juli 2019 er at ny kartlegging pågår. Fellesrådene i Skaun, Hitra og Frøya har fått invitasjon til prosjektet. Høsten vil bestå av mere kartlegging, mengden av arkiver i Orkdal skal ryddes, samt bevarings- og kassasjonsvurdering i samarbeid med Arkivverket og KA. Prosjektet løper ut desember 2019, og da skal arkivene være ryddet og avlevert. Fellesrådene ser for seg å samarbeide om dette viktige temaet lenge etter nye og større fellesråd er virksomme. I tillegg er det nå et felles mål i prostiet at alle fellesråd i prostiet får dra nytte av erfaringer og lærdom fra dette prosjektet. Rindal fellesråd kommer til, mens Snillfjord opphører som fellesråd. Arkivverket har som mål at Den norske kirke i hele Norge skal få nyte godt av lærdommen som er gjort i dette prosjektet. Lokalt er prosjektet kommet et stykke på vei, men i nasjonal sammenheng er vi så vidt startet et spennende samarbeid med konsekvenser for hele kirke-Norge.