Slik kan du som leder arbeide med medarbeiderundersøkelsen

På denne siden kan du som leder få oversikt over hvordan du kan legge til rette for god oppfølging gjennom alle faser av undersøkelsen. Hver leder har ansvar for medarbeiderundersøkelse i sin organisasjon og for å følge opp  medarbeiderundersøkelsen i de fire fasene. Derfor må alle arbeidsgivere, i samarbeid med de aktuelle aktørene i organisasjonen, gjøre en selvstendig beslutning om å delta i medarbeiderundersøkelsen. Medarbeiderundersøkelsen er et essensielt verktøy for å utvikle arbeidsmiljøet.

Kirkens mønster med mange små elementer som kors, hjerte, vanndråpe med mer.

 

 

Gå til Ressursside for alle medarbeidere her

Medarbeiderundersøkelsen gjennom fire faser

Fase 1 | Fase 2 | Fase 3 | Fase 4

De fire fasene utgjør medarbeiderundersøkelsen som prosessverktøy. Det vil si at kartleggingsfasen - i seg selv - ikke nødvendigvis gir en fasit på hvordan arbeidsmiljøet er. Man må jobbe med den helhetlige prosessen over tid. Husk også at verneombudet på arbeidsplassen skal være involvert i alle faser i arbeidet. Les mer om verneombudets rolle her.

 

Fase 3: Resultat, utvikling og tiltak

Resultatrapportene blir tilgjengelige 18. desember. Ledere som skal motta rapporter får en e-post fra Rambøll med pålogging og tilgang til å laste ned rapportene. Les informasjonen i denne fasen nøye og se hva som finnes av hjelpemidler til oppfølgingen i verktøykassen under. 

Med dette starter fase 3, som foregår etter at medarbeidere har svart på undersøkelsen, og resultatene foreligger. Nå blir det viktig for ledere å sette seg inn i resultatene og dele resultatene med medarbeidere. Arbeidsfellesskapet utarbeider tiltak sammen og jobber målrettet over tid med å utvikle arbeidsmiljøet. 

Når arbeidsplassen har brukt tid på å hente inn og bearbeide tilbakemeldinger, kommer medarbeiderne til å ha forventninger til oppfølging og gjennomføring. Det er viktig for ledere å ta innover seg. Sørg for å planlegge godt, kommunisere fremgangen i arbeidet og gjennomføre lovnadene. Tomme løfter er ingen tjent med, og det er tiltakene dere bestemmer dere for og etterarbeidet som skaper endringer. 

Vi ser tre overordnede oppgaver for oppfølgingsfasen:  

  • Utforske og forstå resultatene i fellesskap
  • Lage handlingsplan med tiltak
  • Tiltakene skal iverksettes

 

Trykk på de røde pilene nedenfor for å se videre veiledning, møtemal og maler for handlingsplaner: 

Verktøykasse for oppfølgingsarbeidet - "slik går du frem"-maler

Hvordan forstå resultatene og lese rapporter

Plan for oppfølgingsarbeidet

Hva er min rolle i oppfølgingen?

Hvilke rapporttyper finnes og hvem inkluderes i dem?

Eksempel:

Eksempel fra Stavanger (2021)

 

Fase 4:

Gjennomføring av tiltak og evaluering

Fasen begynner når dere nærmer dere slutten av fase 3 og varer til neste medarbeiderundersøkelse gjennomføres.

I den siste fasen av prosessen bør dere drive systematisk oppfølging og evaluere hele prosessen.

Evaluering og diskusjon blant ledere om prosessen og fremdrift er viktig for å få til gjennomføring av tiltak og god evaluering. 

I denne fasen kreves det at alle jobber godt sammen og tar et felles ansvar for å utforme, realisere og evaluere en god oppfølgingsplan.

  • Hvilke områder er vi mest fornøyd med og ønsker å bevare/forsterke?
  • Hvilke områder er vi minst fornøyd med og ønsker å forbedre/utvikle?

Når man har bestemt seg for tiltak, hvem som har ansvar for hva, og hva man ønsker å oppnå så er det viktig å også sette en takt på oppfølgingen av resultatene. Et tiltak vil ikke følges opp hvis det ikke "skrives ned" og får en tidsfrist, og man vil ikke føle suksessen av å ha oppnådd noe hvis man ikke setter av tid til å se hva man har gjort. Ha undersøkelsen og oppfølgingen som et fast punkt på avdelingsmøter, teamsamlinger, kickoff og lignende. Når man er fornøyd med det man har oppnådd så må man anerkjenne det som har skjedd, feire suksessen før man går videre til andre ting som er viktig. Det er viktig å være bevisst på hva man gjør i oppfølgingen og arbeidet med medarbeiderundersøkelsen, men også hvordan man gjør det. Et helhetlig arbeid skaper en robust kultur og struktur som er skikket for endring og stadig vekst.

Les mer om hvordan dere kan evaluere her

 

Verneombudets rolle 

Verneombudet skal involveres i alle faser i arbeidsmiljøarbeidet.

  1. Forberedelse av arbeidsmiljøundersøkelsen
  2. Motivering og kartlegging av nye mål
  3. Oppsummering av behov og utvikling av nye tiltak
  4. Evaluering av tiltak og prosess videre

Verneombudets rolle er å ivareta medarbeiderens interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Formålet med dette er å støtte medarbeidere og medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Derfor skal verneombudet inviteres til å gi råd angående kartlegging av endringer, planlegging av de neste steg og evaluering av oppnådde mål som har betydning for arbeidsmiljøet.

 

Tillitsvalgtes rolle

Tillitsvalgte er valgt for å være ansattgruppens talsperson på arbeidsplassen. De kan være en samlende person i arbeidsfellesskapet, og kan derfor ha verdifulle innspill til fasene i arbeidet med medarbeiderundersøkelsen. 

 

 

Gjennomførte faser i 2023:

Fase 1: Motivere og forberede

I fase 1 må du som leder informere alle ansatte om den kommende medarbeiderundersøkelsen og hvordan prosessen vil foregå. Sett medarbeiderundersøkelsen på agendaen for ditt arbeidsfellesskap: som leder må du sikre at alle ansatte mottar informasjonen. Er det gjennom stabsmøte, lokalt nyhetsbrev eller noe annet?

Involver verneombud og tillitsvalgte i arbeidet, og planlegg veien videre for arbeidet med undersøkelsen på din arbeidsplass. I rettssubjektet kan dette gjøres i AMU. Se oppfølgingsplan for 2023 i Fase 3.

Hvordan sikres samordningsavtale om HMS-arbeid mellom fellesråd og bispedømmeråd? Kirkeverger og proster må ta stilling til dette tidlig og opprette dialog om det. Prester, som er del av to arbeidsmiljø, bidrar der de er en del av stabsfellesskapet. Det betyr at prester er del av flere prosesser. 

Hva måtte kirkeverger gjøre før utsendelse av medarbeiderundersøkelsen?

Hvem skal svare på undersøkelsen?

Hvordan blir det med prestene på spørsmål om ledelse?

Fase 2: Kartlegging

I fase 2 står kartlegging på agendaen og medarbeidere svarer på undersøkelsen. Her er det viktig at du som leder aktivt motiverer dine medarbeidere til å svare på undersøkelsen. Tilrettelegg for at medarbeidere får mulighet til å besvare innenfor tidsrammen. Forbered deg på at du som leder må strekke deg litt ekstra for å skape en smidig prosess for alle medarbeidere. 

For at arbeidsfellesskapet skal få et godt grunnlag for den viktige jobben i oppfølging i fase 3, er høy deltakelse fra medarbeidere nødvendig. Å bidra til undersøkelsen gir et større eierskap til prosessen for medarbeidere og kan bidra til å et helhetlig og riktigere inntrykk i rapporten. 

Beklager, men vi kan ikke finne din posisjon pga instillingene i nettleseren din. Du må tillate autolokasjon for å kunne benytte denne funksjonaliteten:

Se instruksjoner for din nettlester under:

Internet explorer

Internet options / Privacy / Location / klikk på "Clear sites"

Chrome

Settings / Advanced / Priacy and security / Content settings / Location -> Fjern "kirken.no" fra blokkert-lista

Firefox

Options / søk etter "location" / settings / Fjern "Kirken.no" fra blokkert

Safari

Settings for this website / Location -> "Allow"